O reembolso no cartão de benefícios permite que a empresa devolva ao colaborador valores gastos em despesas de trabalho, seguindo as regras definidas pela organização e as condições da solução utilizada.
Sabe quando alguém da equipe precisa viajar a trabalho, paga uma despesa do próprio bolso e depois procura o RH para saber como receber esse dinheiro de volta?
Se isso acontece na sua empresa, você provavelmente conhece o caminho: o colaborador separa os comprovantes, preenche as informações e espera a aprovação. Enquanto isso, alguém precisa conferir tudo, verificar os valores e acompanhar o pagamento.
Pois é, quando esse processo não está bem organizado, uma tarefa que deveria ser simples acaba tomando tempo de todo mundo.
Mas calma, que eu vou te ajudar a entender como deixar essa rotina mais clara, tanto para quem pede o reembolso quanto para quem precisa aprová-lo.
Neste guia, vamos conversar sobre quais despesas podem ser reembolsadas, como funciona o reembolso no cartão de benefícios e o que você pode fazer para organizar melhor esse processo. Também vou te mostrar como o Eva Reembolso pode ajudar nessa rotina.
O que é reembolso de despesas corporativas?
Vamos começar pelo básico. Imagine que você precisa ir até outra cidade para participar de uma reunião com um cliente e paga a refeição durante o deslocamento.
Como esse gasto aconteceu por causa do trabalho, você pode solicitar que a empresa devolva o valor, desde que a despesa esteja de acordo com as regras aplicáveis. É isso que chamamos de reembolso de despesas corporativas.
Agora, pense no lado de quem cuida disso na empresa. Sem um processo definido, cada colaborador pode apresentar os gastos de um jeito, enviar documentos diferentes e ficar com dúvidas sobre quem deve aprovar o pedido. O RH acaba precisando resolver essas questões uma por uma, além de conferir os valores.
É por isso que eu recomendo começar com uma política de reembolso. Não precisa ser um documento cheio de termos difíceis.
O importante é deixar claro quais despesas podem ser solicitadas, quais comprovantes devem ser apresentados, quem aprova os pedidos e como o dinheiro será devolvido.
Ah, e tem uma diferença que vale a pena entender desde já:
- No reembolso, o colaborador paga primeiro e pede a devolução depois;
- No adiantamento, a empresa disponibiliza o dinheiro antes da despesa;
- No pagamento direto, a própria empresa paga o fornecedor.
Cada formato funciona de um jeito, e escolher o mais adequado ajuda a evitar confusão lá na frente.
Quais despesas podem ser reembolsadas?
Essa é uma dúvida comum, e a resposta depende das regras da empresa e do motivo do gasto. Não existe uma lista única que sirva para todas as organizações.
O que eu sugiro é olhar para a rotina da sua equipe e definir quais despesas fazem sentido para as atividades realizadas, quais precisam de autorização prévia e quais limites devem ser respeitados.
Para facilitar, veja algumas situações que podem entrar na política de reembolso:
- Viagens a trabalho: hospedagem, alimentação e passagens relacionadas a um compromisso profissional;
- Transporte e combustível: gastos com deslocamentos para reuniões, visitas a clientes e outras atividades autorizadas;
- Home office: despesas com internet, equipamentos ou materiais, quando previstas nas regras da empresa;
- Cursos e eventos: inscrições e deslocamentos para atividades de formação relacionadas ao trabalho.
Mas deixa eu chamar sua atenção para um detalhe: nem todo gasto feito durante o expediente é automaticamente reembolsável.
Se um colaborador comprar um equipamento, por exemplo, vale conferir se a aquisição foi autorizada e se está de acordo com a política interna. Com critérios claros, você evita surpresas para o funcionário e para a empresa.
Também recomendo explicar essas regras antes que alguém precise pedir o dinheiro de volta. Assim, o colaborador sabe o que pode gastar, como comprovar a despesa e a quem recorrer quando tiver alguma dúvida.
Como funciona o reembolso no cartão de benefícios?
Talvez você esteja pensando: se já existe um cartão de benefícios, como ele entra nessa história? Vou explicar.
No reembolso pelo cartão, a empresa pode disponibilizar ao colaborador o valor de uma despesa profissional aprovada, seguindo as condições e a modalidade da solução contratada.
Dessa forma, a solicitação e o acompanhamento podem fazer parte de um processo organizado de gestão.
Imagine que uma pessoa da sua equipe foi visitar um cliente e pagou uma despesa autorizada com o próprio dinheiro. Depois, ela registra o pedido, informa o motivo, envia os comprovantes e aguarda a análise.
O responsável confere as informações e, se estiver tudo certo, aprova a solicitação para que o valor seja disponibilizado conforme o procedimento adotado pela empresa.
Percebe como cada etapa tem sua função? O colaborador precisa explicar o gasto, e o RH precisa conseguir conferir o pedido sem ficar procurando informações em diferentes lugares.
Quando o processo é bem definido, todo mundo sabe o que fazer e fica mais fácil acompanhar o que ainda está pendente.
Só não confunda reembolso com adiantamento, combinado? Se a empresa coloca um saldo à disposição antes de o funcionário realizar uma despesa, o funcionamento é diferente. No reembolso, estamos falando da restituição de um gasto já realizado e aprovado.
Como solicitar um reembolso pelo aplicativo da Eva?
Se você é quem precisa receber o reembolso, quero que essa parte fique bem simples.
Antes de abrir o aplicativo, separe os comprovantes e confira se a despesa segue as regras da sua empresa. Assim, você já começa com as informações necessárias e evita ter que interromper o pedido para procurar um documento que ficou para trás.
O caminho descrito no processo da Eva começa no aplicativo, na área de reembolso. Como os menus e as telas podem mudar com as atualizações, confira as instruções que aparecem na sua versão do app.
- 1. Acesse a área de reembolso: Entre no aplicativo da Eva e procure a opção de reembolso no menu. Nessa área, você poderá consultar as solicitações registradas e acompanhar o histórico, conforme os recursos disponíveis na sua conta;
- 2. Inicie uma nova solicitação: Selecione a opção para fazer um novo pedido e siga as orientações da tela. Se você já solicitou um reembolso antes, aproveite para conferir como está o pedido anterior, caso ainda esteja em andamento;
- 3. Envie os comprovantes: Anexe os documentos solicitados e confira se as imagens estão legíveis. Parece um cuidado pequeno, mas faz diferença: se não der para identificar as informações necessárias, o responsável pode precisar entrar em contato com você para pedir outro comprovante;
- 4. Explique o gasto e informe o valor: No campo de descrição, conte de forma objetiva o que gerou a despesa. Em vez de escrever apenas “viagem”, por exemplo, explique que se trata de uma refeição durante uma visita a um cliente, se esse for o caso. Depois, informe o valor solicitado e confira se ele corresponde ao comprovante;
- 5. Envie o pedido e acompanhe a resposta: Antes de confirmar, dê uma última olhada nos dados e nos anexos. Se estiver tudo certo, envie a solicitação e acompanhe o status pelo aplicativo. Caso o pedido precise de algum ajuste ou seja reprovado, procure entender o motivo e veja o que pode ser corrigido de acordo com as regras da empresa.
Dica do Ivo: se você costuma acumular comprovantes na carteira, na bolsa ou na galeria do celular, tente organizar isso aos poucos. Registrar a despesa enquanto você ainda se lembra dos detalhes ajuda a evitar esquecimentos e deixa o pedido mais completo.
Como aprovar e controlar os reembolsos pelo dashboard?
Agora vamos olhar para o outro lado. Se você trabalha no RH ou no financeiro, talvez o que mais pese não seja receber um pedido, mas acompanhar vários ao mesmo tempo sem deixar passar nenhuma informação importante.
E, quando as solicitações chegam por canais diferentes, fica difícil saber o que já foi conferido, o que precisa de ajuste e o que ainda aguarda aprovação.
No fluxo de gestão do Eva Reembolso, o responsável acessa a área de reembolsos no ambiente administrativo da Eva para consultar as solicitações e avaliar as informações enviadas.
A nomenclatura dos menus e os recursos disponíveis devem ser confirmados na versão atual da plataforma e de acordo com a configuração contratada.
1. Consulte as solicitações recebidas
Comece pelos pedidos que aguardam análise. Confira quem fez a solicitação, o motivo informado e o valor solicitado. Se faltar alguma informação, siga o procedimento interno para esclarecer a dúvida antes de decidir.
2. Confira os documentos e as regras
Abra os comprovantes e compare as informações com a descrição do colaborador. Depois, confira se a despesa está prevista na política, se respeita os limites definidos e se atende aos critérios de aprovação.
Se encontrar uma divergência, não precisa resolver tudo no improviso. Use os critérios estabelecidos pela empresa e, quando necessário, peça esclarecimentos. Isso ajuda a manter decisões consistentes e evita que cada pedido seja tratado de um jeito.
3. Registre a aprovação ou a reprovação
Depois da análise, registre a decisão na ferramenta, conforme as permissões disponíveis. Se precisar reprovar uma solicitação, explique o motivo com clareza. Dessa forma, o colaborador entende o que aconteceu e você mantém um histórico útil para consultas futuras.
4. Confira a disponibilidade dos recursos
Antes de concluir o fluxo, verifique como o valor aprovado será disponibilizado e se a empresa tem saldo suficiente na carteira ou modalidade utilizada. O procedimento depende das condições da solução contratada e das configurações aplicáveis à conta.
5. Acompanhe o que ficou pendente
Por fim, confira se as etapas seguintes foram concluídas. Um pedido aprovado ainda pode precisar de acompanhamento até que o valor seja disponibilizado de acordo com o processo adotado.
Manter esse controle ajuda você a identificar pendências e responder com mais segurança quando um colaborador perguntar sobre o andamento do reembolso.
Eu também sugiro reservar um momento da semana para revisar as solicitações em aberto. Com essa pequena rotina, fica mais fácil identificar pedidos parados, documentos faltantes e dúvidas que aparecem com frequência.
Como organizar uma política de reembolso de despesas?
Vou te contar uma coisa: muitas dificuldades com reembolso começam antes mesmo de o colaborador fazer a solicitação.
Quando as regras não estão claras, ele não sabe quais gastos pode apresentar, e o RH precisa explicar os critérios a cada novo pedido.
Se você quer diminuir esse tipo de retrabalho, comece organizando a política de reembolso.
Não precisa criar um documento complicado. O importante é responder às dúvidas que realmente aparecem na rotina e deixar as orientações disponíveis para consulta. Assim, todo mundo entende o que se espera de cada etapa, desde a realização da despesa até a conclusão do pagamento.
Veja o que eu recomendo definir:
| O que organizar | O que explicar à equipe |
| Despesas permitidas | Quais gastos podem ser reembolsados e em quais situações. |
| Limites de valores | Quais limites se aplicam e quando é necessária autorização prévia. |
| Comprovantes | Quais documentos devem ser apresentados e quais informações precisam aparecer. |
| Prazo para solicitar | Até quando o colaborador deve registrar o gasto, conforme a regra interna. |
| Responsáveis pela análise | Quem confere as solicitações e quem pode aprovar exceções. |
| Forma de pagamento | Como o valor aprovado será disponibilizado ao colaborador. |
| Histórico e prestação de contas | Como a empresa registra as solicitações, decisões e movimentações. |
Depois de definir as regras, converse com os colaboradores e explique como elas funcionam na prática.
Se houver uma mudança, não basta atualizar o documento e esperar que todo mundo descubra sozinho. Avise a equipe, esclareça as dúvidas e indique onde encontrar a versão atualizada da política.
Outro cuidado importante é separar as despesas corporativas dos benefícios destinados a outras finalidades.
Um cartão pode ter diferentes categorias de saldo, mas isso não significa que qualquer gasto possa ser pago em qualquer modalidade. Confira as condições de uso e as regras aplicáveis antes de estabelecer o procedimento.
Se você também precisa organizar as despesas de viagens, recomendo a leitura do nosso conteúdo sobre como criar uma política de viagens e reembolso. Ele pode ajudar você a definir critérios mais claros para os deslocamentos e orientar os colaboradores antes mesmo de a viagem começar.
Organize os reembolsos da sua empresa com mais clareza
Se você chegou até aqui, já tem um bom ponto de partida para organizar essa rotina. O segredo não está em criar etapas só por criar, mas em deixar claro o que o colaborador precisa fazer, como o RH deve analisar cada pedido e o que acontece depois da aprovação.
Eu começaria olhando para o processo que sua empresa usa hoje. Você perde tempo procurando comprovantes? Recebe solicitações sem informações suficientes? Tem dificuldade para descobrir quais pedidos ainda estão pendentes?
Essas respostas ajudam a identificar onde vale a pena melhorar primeiro, sem tentar mudar tudo de uma vez.
Com o Eva Reembolso, você pode organizar as solicitações pelo ambiente de gestão da Eva.
O colaborador registra as informações e envia os comprovantes, enquanto o responsável pela análise consulta o pedido e acompanha o processo conforme os recursos disponíveis na solução.
A ferramenta também permite trabalhar com categorias de benefícios, de acordo com as configurações e condições contratadas.
Isso ajuda a organizar a destinação dos valores, mas é importante conferir as regras de cada categoria antes de definir como o reembolso será disponibilizado.
Se hoje você perde tempo procurando comprovantes ou tentando descobrir em que etapa está cada pedido, vale conhecer a solução e avaliar se ela combina com a rotina da sua empresa.
Dúvidas frequentes sobre reembolso no cartão de benefícios
Como funciona o reembolso no cartão de benefícios?
Funciona assim: o colaborador realiza uma despesa profissional, registra a solicitação e apresenta os comprovantes exigidos. Depois, a empresa analisa o pedido e, se ele for aprovado, o valor é disponibilizado conforme as condições da solução contratada. O processo deve seguir a política interna e as regras aplicáveis à despesa.
Quem paga o reembolso: a empresa ou a operadora do cartão?
A responsabilidade pelo reembolso é da empresa, conforme as condições aplicáveis à despesa e à relação de trabalho. A ferramenta de gestão pode ajudar a organizar os pedidos e acompanhar a disponibilização dos valores, mas não significa que a operadora do cartão passe a ser automaticamente responsável por custear o gasto.
Quanto tempo demora para receber o reembolso?
Isso depende do processo adotado pela empresa, do tempo necessário para analisar o pedido e das condições operacionais do pagamento. Por isso, recomendo que o RH informe os prazos internos para solicitar, analisar e concluir o reembolso. Se você já enviou seu pedido e está esperando, consulte o status no aplicativo e procure o responsável caso precise de uma previsão.
Quais comprovantes são necessários para pedir um reembolso?
Depende do tipo de despesa e das regras da empresa. Em geral, você precisará apresentar documentos que permitam identificar o gasto e conferir o valor solicitado. Antes de enviar o pedido, consulte a política interna e confira se os arquivos estão legíveis e contêm as informações necessárias.
O reembolso pode ser transferido por Pix?
A forma de disponibilização depende dos recursos da solução utilizada e das condições da conta contratada. Por isso, não dá para garantir que todo reembolso será feito por Pix. Se você precisa saber como receber o valor no seu caso, consulte as orientações da empresa e as condições atuais da ferramenta.
