Na dinâmica de uma organização, é dever da empresa custear todas as despesas que os colaboradores têm para realizar suas demandas. Até por isso, se algum funcionário precisar viajar, se deslocar para fazer algum curso ou até comparecer em uma reunião em outra filial, a empresa tem que efetuar o reembolso de despesas.
Há inúmeras maneiras de realizar esse reembolso. Na forma mais tradicional, os colaboradores juntam todas as notas fiscais e, em seguida, despacham para o setor responsável realizar o reembolso.
Entretanto, para quem é cliente Eva, há também a facilidade de fazer este reembolso no cartão de benefícios flexíveis. Está difícil compreender? Então continue com a leitura!
O que é reembolso de despesas?
Para qualquer despesa que o colaborador tenha ao desempenhar sua função pela empresa, é de extrema importância que a organização tenha um processo bem definido para restituir o valor gasto. Esse processo, que deve ser constantemente reavaliado, chama-se política de reembolso.
Assim como outras políticas internas de uma organização, como a política de benefícios corporativos, a política de reembolso é essencial para agilizar os processos de reembolso — que dependendo do segmento da organização, podem ser bem recorrentes.
É ela quem dita o que são gastos reembolsáveis, o que não são e como solicitar o reembolso de maneira eficaz, cumprindo com atenção todas as burocracias envolvidas no processo. A importância de se ter este processo bem mapeado, para as empresas, é que isso pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.
Quais são as despesas reembolsáveis?
As despesas que são reembolsáveis podem variar de acordo com cada organização. Mas, de maneira geral, as principais despesas reembolsáveis são:
- Gastos com o home office (equipamentos e internet);
- Despesas que envolvem viagens a trabalho (alimentação, hotel, vale combustível e/ou passagens);
- Gastos com deslocamento para cursos presenciais, reuniões etc.
Reembolso no cartão de benefícios? 🤔
Quem já precisou solicitar reembolso na sua organização, sabe que esse processo por vezes pode ser — desnecessariamente — burocrático e complexo. Neste momento, o colaborador precisa juntar e justificar todas suas despesas com notas fiscais, que por vezes são perdidas. Enquanto isso, o setor responsável pelos reembolso deve atentar-se aos lançamentos para evitar irregularidades.
Entretanto, quem é cliente Eva sabe que adoramos simplificar a vida dos colaboradores, do RH e das lideranças de empresas. Por isso, nosso dashboard de gerenciamento de benefícios conta com uma ferramenta de reembolso que restitui os gastos de um determinado funcionário no próprio cartão de benefícios flexíveis.
Reembolso de gastos com a Eva
Imagine, então, que você precisou realizar uma viagem a trabalho. Você e sua empresa sabem que viajar envolve diversos gastos como alimentação, hospedagem, locomoção do hotel pro local de trabalho e por aí vai.
Por isso, seus gestores consideraram duas opções: deixar que você utilize seu próprio dinheiro para depois reembolsá-lo ou disponibilizar um certo valor que deve cobrir todas as despesas até o fim da viagem. Para qualquer um dos casos, a Eva tem a solução.
Em nosso dashboard simplificado, você pode distribuir o saldo — ou reembolsá-lo — em até 8 categorias diferentes. Ou seja, para suas refeições durante a viagem, tem a possibilidade de usar o saldo de Alimentação ou Refeição. Combustível e Transporte também são duas categorias e podem ser usadas para locomoção no local, além do Saldo Livre, que pode ser utilizado numa variedade ainda maior de estabelecimentos.
Acompanhe agora como fazer a solicitação de reembolso pelo app da Eva.
Como solicitar o reembolso de despesas no app da Eva?
Antes de tudo, é necessário saber que o processo de reembolso deve ser solicitado pelo colaborador, uma vez que é ele quem tem as despesas. Assim, após acessar o aplicativo, clique no botão superior esquerdo para abrir o menu e vá até a aba ‘Reembolso’.
Feito isso, você verá a tela com o status de suas solicitações de reembolso. No canto superior direito, você pode acessar seu histórico de reembolsos. Para realizar uma solicitação, clique no botão ‘Solicitar reembolso’, ou ‘Fazer mais uma solicitação’, caso não seja seu primeiro pedido.
Em seguida, você deve incluir imagens legíveis dos comprovantes de pagamento em sua solicitação. Você pode adicionar até 4 fotos, o que possibilita solicitar a restituição de vários gastos de uma vez só.
Após incluir os comprovantes, é hora de descrever os gastos e o valor que deve ser restituído. No campo ‘Motivo’, descreva quais foram as atividades que geraram aqueles custos e insira o valor gasto no campo de baixo.
Depois de conferir o motivo e o valor, está feito. Agora o colaborador só precisa se preocupar em acompanhar o status de sua solicitação de reembolso.
Para o RH, no entanto, o trabalho começa agora.
Como fazer o reembolso de despesas com a Eva?
Ao acessar o dashboard simplificado para gerenciamento de benefícios, o RH poderá acessar as solicitações de reembolso pela aba ‘Reembolsos’, do menu lateral esquerdo.
É nesta tela onde estarão todos os pedidos de reembolso, estejam eles em análise, no menu ‘Pedidos de reembolso’, ou aprovados ou reprovados, no menu ‘Histórico’.
O RH pode acessar o reembolso que deseja avaliar clicando no nome do colaborador que realizou a solicitação. Após isso, abrirá uma nova janela no canto direito da tela. Nela, é possível conferir as fotos que o colaborador anexou no pedido, além do motivo da solicitação e o valor que deve ser reembolsado — ou não.
É importante ressaltar que o valor que será transferido para o colaborador sairá da carteira virtual da empresa na Eva. Por isso, não deixe de conferir se sua organização tem saldo suficiente para a transação.
Aí é só escolher a categoria que o colaborador deve receber o reembolso, adicionar a justificativa da aprovação ou reprovação e pronto! Está concluído o processo de solicitação de reembolso.
Viu como é fácil? Aqui na Eva é assim: amamos simplificar a vida dos RHs e colaboradores por meio de soluções práticas e que cabem na sua mão. Se você gostou da ferramenta de reembolso da Eva, não deixe de compartilhar o texto com seus colegas!
Ah! E caso esteja interessado em nossas soluções, deixe suas informações abaixo que entraremos em contato.
