O ponto dos funcionários de uma empresa exerce funções importantes dentro do ambiente corporativo. Por isso, ele é levado bastante a sério quando o assunto é controle de ponto, fechamento e contagem.
É a partir dele que temos como averiguar se o salário que recebemos está correto ou mesmo se a empresa e/ou o colaborador está cumprindo com as regras que são determinadas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Tudo isso é possível a partir dos de entrada, saída, intervalos, atrasos e horas extras dos funcionários, que permitem à empresa ter um conhecimento preciso das horas de trabalho de sua equipe.
Embora seja uma rotina reconhecida como extremamente burocrática e detalhada, as empresas devem se atentar a diversos aspectos, incluindo a escolha do sistema de controle de ponto. Dependendo do modelo escolhido, esse processo de gestão de dados pode se tornar mais simples e ágil, tornando a rotina mais dinâmica e facilitando o trabalho do RH.
Preparamos um artigo completo para explicar a importância do controle de pontos dos colaboradores e como esse processo traz benefícios para a empresa e funcionários.
Vem com a gente!
O que é Controle de Ponto?
O controle de ponto é a forma de acompanhamento da jornada de trabalho de cada um dos colaboradores da empresa. Nele, se registra diversos tipos de dados que são essenciais para o time de gestão de recursos humanos da empresa, como:
- Entradas
- Saídas
- Intervalos
- Atrasos
- Horas Extras
A partir desses dados, a empresa consegue fazer o fechamento correto da folha de pagamento, assegurando que o colaborador receberá ao final de cada ciclo mensal o salário correspondente às suas horas trabalhadas. Tudo isso proporciona uma administração cada vez mais efetiva.
O controle de ponto pode ser realizado de diferentes maneiras e não há nenhuma regra ou lei que estabeleça alguma forma específica de realizar esse processo. Atualmente, inclusive, há alguns métodos, plataformas e tecnologias pensadas para garantir mais facilidade ao colaborador e à empresa, que registram o ponto de forma automática e realizam sozinhas a contagem das horas trabalhadas de acordo com as regras da empresa.
Confira dicas para descomplicar esse processo:
Quais os benefícios da folha de ponto?
Para muitos, o controle de ponto não basta de uma burocracia ou de um controle interno da coordenação de uma empresa. Porém, vai muito além disso. A premissa básica deste processo é garantir o fluxo e a gestão das horas trabalhadas, mas ele também promove diversos outros benefícios.
Transparência em relação à jornada de trabalho
A utilização do controle de ponto possibilita à empresa validar as marcações de jornada feitas pelos colaboradores. Essa validação é garantida pelos sistemas REP-P, os quais asseguram a autenticidade das marcações e permitem acesso instantâneo tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Com isso, a jornada de trabalho se torna mais transparente para a empresa e para o funcionário. Afinal, no final de cada mês (ou no fechamento do ciclo mensal de trabalho), cada colaborador possui o direito de rever o ponto para conferir todas as informações.
Confere segurança jurídica
Todo ponto é considerado um documento. Ainda que ele fique sob a posse apenas da empresa, ambas as partes podem utilizar o controle de ponto como informações para garantirem os seus respectivos direitos.
Escalas de trabalho
Todos os colaboradores possuem uma jornada de trabalho que deve ser cumprida de acordo com as regras assinadas em contrato. Porém, na prática, se não houver uma fiscalização, jornadas maiores podem ser realizadas sem ajustes salariais.
O controle de ponto auxilia exatamente nessa questão: garantindo jornadas de trabalho mais justas para cada colaborador, permitindo montar escalas e equipes de trabalho de acordo com as demandas da empresa.
Gerenciar atrasos e horas extras
Cada empresa possui uma regra própria em relação a tolerância de atrasos e realização de horas extras. Nesse caso, para que se entenda o que está acontecendo com cada um dos funcionários, é necessário observar os dados do controle de ponto.
Dessa forma, o time de gestão de pessoas poderá perceber de forma prática o problema e tomar decisões assertivas para solucionar o problema.
Qual a diferença entre jornada de trabalho e controle de ponto?
Mesmo que possam soar como algo parecido, esses dois conceitos são bem diferentes. Contudo, ambos andam em consonância um com o outro.
A jornada de trabalho é a carga horária que o colaborador deve exercer o seu cargo dentro da empresa. Cada jornada possui as suas regras estabelecidas, como hora de entrada, de saída e de intervalo.
O controle de ponto, por sua vez, é a forma que a empresa registra todos esses dados para poder garantir que a jornada de trabalho está sendo cumprida e para realizar o fechamento correto da folha de pagamento ao final de cada ciclo. Sendo assim, ambas se complementam, mas são conceitos diferentes.
Quais os benefícios do controle de ponto para os colaboradores?
Quem acha que o controle de ponto apenas beneficia a empresa, está enganado. Esse registro também foi pensado para garantir a segurança e facilidade do empregado, além de:
- Garantir praticidade no cumprimento da jornada de trabalho;
- Proporcionar segurança jurídica com informações autênticas que tranquilizam o funcionário;
- Ser adaptável para diferentes modelos de trabalho, como teletrabalho, home office e trabalho externo;
- Permite ao funcionário verificar seus dados no sistema a qualquer momento.
O que a lei diz sobre o controle de ponto?
Seja grande ou seja pequena, toda empresa é obrigada a estar atenta às regras da CLT. Afinal, são elas que regem os nossos modelos de trabalhos regulamentados no Brasil, garantindo transparência, direitos e deveres a ambas as partes.
E quando o assunto é controle de ponto, é necessário atenção!
De acordo com o artigo 74 da CLT, toda empresa com 20 ou mais funcionários precisa registrar o controle de ponto de todos os funcionários.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Para além disso, o inciso terceiro diz que, quando alguém trabalha fora do lugar onde normalmente trabalha, como em uma visita a clientes ou em algum lugar diferente, é importante registrar esse tempo trabalhado. E o registro deve ser feito de forma justa para o colaborador, para garantir que ele seja pago corretamente e não tenha prejuízos.
Por fim, o inciso quarto da mesma lei defende que, em alguns casos especiais, quando as pessoas trabalham em horários diferentes do normal, elas podem fazer um registro diferente do ponto de entrada e saída. Isso pode acontecer se houver um acordo entre a empresa e os funcionários ou se estiver previsto nas regras do trabalho, que é o que chamam de “convenção ou acordo coletivo”.
Quais são os tipos de controle de ponto?
Hoje existem diferentes tipos de controle de ponto e que oferecem variadas formas de se fazer esse registro. Como regra geral, qualquer opção escolhida pela empresa deve ser de fácil acesso e de forma gratuita e simplificada.
Ainda que pareça óbvio, é importante lembrar que nenhum colaborador pode encontrar algum tipo de obstáculo que o impeça de registrar o seu ponto, seja ele físico ou mecanizado.
Por isso, cada vez mais surgem novas opções que facilitam o trabalho das empresas. Confira com a gente!
Ponto Manual
O controle de ponto manual é um método tradicional usado geralmente por empresas pequenas com poucos funcionários. Há dois tipos comuns: livro de ponto e cartão de ponto, ambos preenchidos manualmente pelos colaboradores.
Apesar do baixo custo, esse método pode ser propenso a erros e fraudes. A empresa não consegue garantir que os horários anotados são cumpridos corretamente, dificultando a comprovação. É importante seguir as regras para refletir a jornada real do trabalhador, conforme o art. 93 da Portaria 671.
Mecânico: REP-C
O REP-C é um sistema evoluído do controle de ponto manual, usando um relógio de ponto na empresa. Aprovado na antiga Portaria 1510, o colaborador registra sua jornada nesse relógio, que armazena os dados, mas precisa ser exportado para tratamento pelo RH. Ele emite, também, um comprovante da marcação.
Apesar das vantagens, esse sistema tem alto custo de instalação e manutenção, não é móvel e exige outro sistema para gerir os dados. O art. 76 da Portaria 671 indica como usar o REP-C, enquanto o art. 94 fala sobre o registro mecânico e a pré-assinalação do período de repouso.
Digital: REP-A e REP-P
Com a evolução das tecnologias de controle de ponto, surgiram o REP-A e o REP-P. Ambos facilitam a gestão de jornada dos colaboradores.
O REP-A permite o registro via programa, como computadores ou dispositivos móveis, integrando informações de jornada a outros softwares de gestão de ponto. Sua utilização requer aprovação via acordo ou convenção coletiva, conforme prevê a Portaria 671.
O REP-P é o sistema mais moderno, permitindo o gerenciamento em tempo real via web ou aplicativo. Ele é um software em nuvem que automatiza o controle de ponto, tornando-o menos burocrático.
De acordo com a Portaria 671, o REP-P é um programa executado em servidor dedicado ou em nuvem, usado exclusivamente para registro de jornada e controle fiscal trabalhista.
Quais regras minha empresa deve seguir ao implementar um sistema de controle de ponto?
Assim, quando uma empresa começa a implementar o controle de ponto, ela deve seguir algumas regras que são baseadas nos tipos de sistema permitidos para a gestão de jornada, como o REP-C, REP-A e REP-P. Para além disso, cada instituição deve seguir as regras e convenções de acordo com seu modelo de trabalho e jornada.
Por isso, os equipamentos devem emitir comprovantes de registro, impresso ou eletrônico, e o sistema deve registrar fielmente as marcações efetuadas, sem ações que violem suas finalidades legais, como restrições de horário, marcação automática ou alteração dos dados registrados pelo empregado, conforme previsto no art. 74.
Por fim, agora que você está por dentro de tudo sobre o controle de ponto, está na hora de pensar no que é melhor para a sua empresa e para os seus funcionários. Qual tipo de ponto se adapta melhor à sua realidade? Conheça mais sobre a Eva e nossas soluções de cartão beneflex e cartão premiação para colaboradores entrando em contato pelo formulário abaixo.
Texto por Ivan Vilela e Silva.
