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Auxílio home office: como oferecer e calcular?

Desde o início de 2020 falamos de um assunto comum: como a pandemia acelerou o home office. As discussões sobre “o novo normal” já deixaram de ser uma questão, pois já normalizou e a vida seguiu assim, adaptada. Tanto que o trabalho híbrido é uma tendência, o que faz as empresas terem atenção para seus dois ambientes: o físico e o virtual. E é aí que a ajuda de custo de home office, também chamado por auxílio home office, entra em cena.

Enquete do Linkedin que pergunta
Enquete do perfil oficial do LinkedIn Notícias. Post original aqui.

Já existe uma linha de raciocínio orientada ao remote first. Ou seja, priorizar tudo aquilo que está no remoto e/ou virtual antes de cair no mundo presencial. Então, faz todo sentido do mundo as empresas terem cuidados com o home office de seus colaboradores.

Por isso, escrevi esse artigo para entendermos mais sobre o auxílio home office como forma de cuidado com as pessoas da empresa. Vamos entender suas vantagens e desvantagens, como calcular e formas de oferecer este benefício para colaboradores.

Auxílio home office: que bicho é esse?

O próprio nome já induz uma resposta: é uma contribuição para o home office, que é ofertada como uma ajuda de custo para cobrir gastos do escritório domiciliar.

Afinal, passar mais tempo em casa implica mais custos domésticos: mais tempo de tela e luz ligados, mais idas ao banheiro, mais internet sendo consumida (e, dependendo, até necessidade de contratar um plano a parte ou aumentar os megabytes), e afins.

Então, o auxílio home office serve para subsidiar uma parte desses gastos para não fazer com que o colaborador arque com estes aumentos.

Isso é tão importante que existe um Projeto de Lei que, caso seja vigente, as empresas deverão contribuir com 30% dos custos com internet, energia, software e equipamentos.

Sim, “equipamentos”. E ainda digo mais: “mobiliário e ergonomia”.

Nem todas as pessoas terão a infraestrutura básica de um escritório doméstico. Então, oferecer os equipamentos como notebook é uma forma de auxiliar no home office. Acessórios periféricos e cadeiras para a ergonomia também.

Esse pacote todo entra no auxílio home office. No próximo tópico vou explicar melhor como fazer isso funcionar.

Como sua empresa pode oferecer auxílio home office?

Ok, entendemos que o auxílio é uma ajuda de custo do home office e/ou oferecimento de equipamentos necessários. Destrinchando um pouco, o auxílio pode ser:

  • Ajuda de custo em contas domésticas;
  • Equipamentos eletrônicos;
  • Mobílias.

Agora vamos aprofundar:

Cálculo para ajuda de custo na energia elétrica

Como comentei acima, o home office faz as contas de casa subirem, certo? Então, uma regra pra conseguir trazer a ajuda de custo é subsidiar a diferença. Se antes eu pagava R$50 de energia e agora pago R$80, quer dizer que R$30 são provenientes do home office.

Agora, nada garante que essa diferença é precisa. Afinal, seu colaborador pode morar com outras pessoas que também estão em home office, ter crianças ou adolescentes na casa tendo EAD e afins.

Logo, o jeito mais prático é calcular uma base de quanto os equipamentos eletrônicos do home office consomem mensalmente.

Vamos precisar de apenas 4 variáveis:

  • A potência do equipamento
  • Horas de uso diário
  • Dias de uso
  • Custo do kWH

Para facilitar, vamos simular que estamos calculando o gasto dos meus equipamentos de home office. Trabalho com duas telas, ou seja, 1 notebook e 1 monitor. Um notebook tem em média 65W de potência; monitores LED, 80W. Assim, meus equipamentos consomem 145W. 

Mas só a potência não é suficiente para dizer a conta do fim do mês, pois as companhias de energia cobram por quilowatt por hora. Sei que a companhia da minha cidade cobra R$1,09 por kWh. 

Quanto minha jornada de trabalho, ela dura 8h e somente nos dias úteis. Com todas as variáveis, a conta fica assim:

R$ Custo energético = (Potência do dispositivo / 1000*) X horas de uso diário X dias de uso X custo do kWh

R$ Custo energético = (145 / 1000) x 8 x 21 x 1,09

R$ = 26,55

* A potência dividida por 1000 é para converter em quilowatt por hora (kWh). Assim, se você já tiver o kWh, pode substituir a potência/1000.

Cálculo para ajuda de custo na internet e telefone

Ambos os cálculos são bastantes simples. Se eu pago R$100 mensal de internet e tenho jornada de 8h, basta entender qual o valor da internet por hora.

Acompanhe a linha de raciocínio:

  • Um mês de 30 dias tem 720 horas;
  • Cada hora custa R$0,138 (R$100/720);
  • Por dia, são R$1,104 (são 8h de jornada);
  • Logo, R$23,184 por mês de trabalho (21 dias úteis)

Já o gasto com telefone é mais simples ainda. As contas costumam demonstrar quantas ligações foram feitas, suas durações e custos.

Fornecimento de equipamentos e mobílias

Sua empresa pode oferecer todos os equipamentos para os colaboradores, inclusive mobílias. Já é comum os recém-chegados das empresas ganharem seus kits, preparados para encantar e trabalhar a employee experience.

Porém, em caso da sua empresa não ter como comprar equipamentos pelas pessoas, há a opção de conseguir descontos em lojas parceiras. Ou ainda, custear parte dessa compra. Isso tanto para compra de notebooks e computadores quanto para cadeiras ergonômicas, suporte, periféricos e afins.

Como reembolsar custos de home office ou oferecer auxílio?

O valor referente a ajuda de custo de home office deve vir junto do pagamento salarial, descrito na folha de pagamento. Ou então, pode ser distribuído aos colaboradores através de um cartão de benefícios flexíveis como a Eva.

Além de oferecer uma série de benefícios aos colaboradores, o auxílio home office também pode ser depositado com segurança jurídica. Ou seja, não terá encargos e nem será encarado como salário.

Cartão da Eva Benefícios está à esquerda. Ao centro, o texto
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