Entender o eSocial é fundamental para organizações dos mais diversos tamanhos e setores. Isso se deve pois o sistema foi criado para ser como um mediador no envio de documentos das empresas para os mais variados órgãos do governo federal.
O sistema unifica todo o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, o que torna a gestão da plataforma nas empresas uma tarefa interdisciplinar. Não por acaso, compreender a plataforma é um esforço para garantir, além de tudo, a legalidade da sua organização nos mais diversos setores de funcionamento.
Por isso, se deseja saber o que é o eSocial, para que serve e como garantir a regularidade dos processos de sua organização por meio de uma boa utilização da plataforma, siga com a leitura do conteúdo.
O que é o eSocial?
O eSocial, um marco para o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), é o sistema que busca unificar e modernizar o envio de informações legais das empresas para o governo. Simplificadamente, é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Saiba o que é o eSocial pelo vídeo abaixo:
Segundo o portal do eSocial, a implantação do sistema — instituído pelo Decreto n° 8373/2014 — visa “racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações, eliminando a redundância nas informações prestadas por pessoas físicas e jurídicas, e aprimorar a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias”.
O portal, além disso, foi criado para evitar o envio das mesmas informações e solicitações para diversos órgãos do governo. Vale o adendo, inclusive, que a iniciativa do eSocial foi um esforço conjunto da Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
Assim sendo, o sistema é fundamental para a legalidade dos processos dos setores de RH; departamento pessoal; segurança do trabalho; medicina e saúde ocupacional, além do jurídico e tributário. Até por isso, vejamos a seguir a importância de compreender o eSocial.
Por que entender o eSocial?
Uma vez que o eSocial é a plataforma utilizada para comunicar qualquer tipo de evento jurídico ou trabalhista que possa acontecer nas empresas, uma boa compreensão do sistema é fundamental.
Por isso, vale ressaltar que o descumprimento dos prazos estabelecidos pelo eSocial pode desencadear ocorrências e multas. Isto, por sua vez, torna imprescindível que o funcionário responsável pela atualização dos dados do sistema conheça as particularidades da plataforma e de seus eventos.
Quem deve utilizar o eSocial?
Assim, devem utilizar o eSocial:
- Pequenas empresas;
- Grandes empresas;
- Microempreendedores Individuais (MEI);
- Órgãos públicos;
- Pessoas físicas empregadoras domésticas.
Em suma, qualquer empresa deve utilizar o eSocial para o cumprimento de atribuições legais como folha de pagamento, comunicação de contratações e demissões, recolhimento de FGTS, dentre outras obrigações.
Qual o funcionário responsável pelo preenchimento do eSocial?
Desta forma, como o eSocial envolve burocracias dos mais diversos setores de uma organização, o preenchimento das informações não deve ser responsabilidade de um funcionário apenas. Como foi dito anteriormente, a criação e gestão da plataforma são frutos de um esforço interdisciplinar.
Os profissionais de RH devem preencher os formulários relativos aos trâmites trabalhistas; os que atuam com o setor de segurança do trabalho devem enviar as informações relacionadas a sua área, e assim, também, deve ocorrer com os setores jurídico e fiscal, que devem encaminhar as informações relativas ao seu setor.
A utilização do eSocial é obrigatória?
A utilização do eSocial é obrigatória e, pela plataforma, as organizações podem encaminhar para o governo federal informações relativas à admissão e demissão de funcionários, folha de pagamento, recolhimento de FGTS e etc.
Vale lembrar que, para pessoas jurídicas de qualquer porte, o eSocial tornou-se obrigatório em julho de 2018. Já para órgãos públicos, a utilização do sistema é obrigatória desde janeiro de 2019.
Como funciona o eSocial? Entendendo os eventos
A comunicação entre empresas e governo pelo sistema do eSocial acontece por eventos. Estes, por sua vez, são qualquer alteração jurídico-trabalhista que pode acontecer nas relações de trabalho, sendo que cada evento possui um padrão predefinido.
Assim, os eventos do eSocial são classificados de três formas: eventos iniciais; eventos de tabelas; eventos não periódicos e eventos periódicos.
Eventos iniciais
Em termos simples, eventos iniciais são caracterizados como as informações básicas do empregador. Aqui você encontrará a classificação fiscal e a estrutura administrativa das organizações.
No modelo atual do eSocial, existe apenas um evento inicial:
- S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.
Eventos de tabela
Já nos eventos de tabela, são contemplados os dados de funcionamento da empresa como cargos, atribuições, horários de trabalho e de funcionamento da organização, além das datas de início e término da validade dos dados.
São eventos de tabela:
- S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;
- S-1010: Tabela de Rubricas;
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
- S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.
Eventos não periódicos
Para este tipo de evento, o nome já faz com que as explicações não sejam necessárias. Portanto, basicamente, eventos não periódicos são aqueles que não possuem data fixa para acontecerem.
Tais eventos, que contemplam demissões, afastamentos e outras alterações pontuais, são:
- S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar;
- S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
- S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
- S-2230: Afastamento Temporário;
- S–2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
- S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
- S-2298: Reintegração;
- S-2299: Desligamento;
- S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início;
- S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual;
- S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término;
- S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS;
- S-3000: Exclusão de Eventos;
- S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador;
- S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte;
- S-5003: Informações do FGTS por Trabalhador;
- S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
- S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
- S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte.
Eventos periódicos
Estes eventos, por sua vez, são aquelas que acontecem periodicamente nas organizações. Assim, tais eventos englobam folha de pagamento e outras atividades recorrentes.
Desta forma, são eventos periódicos:
- S-1200: Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
- S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
- S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
- S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
- S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
- S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos;
- S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos.
Para mais informações, confira o Manual Completo do eSocial 2023.
Prós e contras do eSocial
O eSocial é considerado um grande avanço no que diz respeito à escrituração pública brasileira. Além de concentrar todos os processos jurídicos, fiscais e trabalhistas em uma só plataforma, o sistema também simplifica o processamento e envio de informações para os órgãos oficiais.
Em suma, não há desvantagens propriamente ditas na utilização do eSocial. Assim, é mais pertinente dizer que a aplicação desta ferramenta traz desafios, já que existem prazos e normas que devem ser cumpridos para evitar multas e ocorrências com os órgãos responsáveis.
Mudanças do eSocial 2023
O eSocial em 2023 também passou por mudanças consideráveis. Em janeiro deste ano, o governo federal disponibilizou uma nova versão do layout da plataforma para os empregadores.
Já em 19 de março de 2023, aconteceu o fim do período da convivência das versões do eSocial. Com isso, a versão S-1.0 foi desativada, e as empresas agora terão que se adequar a versão S-1.1 do layout da plataforma.
Você confere as mudanças na Nota Orientativa S-1.1. 2023.02.
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