Se deslocar é uma necessidade básica, tanto que existe um artigo na Constituição que nos garante o direito de ir e vir. No caso dos funcionários de empresas, essa locomoção pode ser realizada através do vale-combustível — oferecido em cartão ou por reembolso de gastos.
O vale-combustível serve para cobrir os gastos com gasolina, etanol ou diesel dos veículos. Ou seja, é um benefício corporativo a ser utilizado somente em postos de abastecimento.
Geralmente este benefício é oferecido em forma de reembolso ou então em um cartão vale-combustível. Adiante veremos um comparativo entre os formatos, assim como a obrigatoriedade de oferecer o vale-combustível aos funcionários.
O que é vale-combustível?
O vale-combustível é um benefício corporativo que as empresas oferecem para facilitar a locomoção do funcionário ao local de trabalho. Com este, além do obrigatório vale-transporte, a empresa concede mais opções para o colaborador se locomover.
A principal diferença do vale-combustível para o vale-transporte está na aplicação dos dois: enquanto o primeiro é destinado aos funcionários que dirigem, o segundo é oferecido como uma ajuda de custo para o transporte público e semelhantes.
Vale-combustível é obrigatório?
Não, o vale-combustível não é obrigatório. A CLT prevê somente o vale-transporte como benefício obrigatório.
No entanto, podem haver contextos nos quais um colaborador queira abrir mão do vale-transporte para ir ao trabalho com seu veículo. Para tal, é necessário um acordo entre ambas as partes.
O próximo passo é o cálculo do gasto por deslocamento mensal para oferecer o benefício de combustível da forma correta aos colaboradores. Vale o adendo que o vale-combustível não possui natureza salarial e não deve integrar os cálculos de FGTS e outros.
Além do vale-combustível, há empresas que também contribuem com valores para cobrir a depreciação do veículo.
Como calcular o valor do vale-combustível?
Acima mencionei que é possível calcular o valor do vale-combustível. A base para chegar ao resultado é compreender o consumo médio do veículo (Km/L), a distância percorrida no mês e o valor do combustível.
Uma outra maneira de calcular o vale-combustível é oferecer o mesmo valor que seria destinado ao vale-transporte. Desta forma, você consegue equilibrar as contas e diminuir a disparidade entre os benefícios dos funcionários.
Por fim, uma outra alternativa também seria oferecer o mesmo valor de vale-combustível para todos os funcionários da empresa. Vejamos a seguir como oferecer o vale-combustível: reembolsando despesas ou com cartão?
Como oferecer vale-combustível?
As formas mais comuns de oferecer vale-combustível são através de reembolsos ou cartão vale-combustível. Cada um terá seus prós e contras:
Reembolso
Há empresas que preferem fazer o reembolso do colaborador com gastos de locomoção. Para que a empresa contribua de forma assertiva, conhecer a performance do carro e a distância percorrida ajudará no cálculo do valor a ser reembolsado.
Além disso, o valor reembolsado precisa ser comprovado e ser pago em folha. O reembolso se configura como indenização e não salário. Assim, o pagamento não pode ser feito de forma separada — a não ser que sejam utilizados cartões de vale-combustível.
Isso significa que existem muitas atividades operacionais para a comprovação dos gastos, cálculo do reembolso e eventuais pagamentos. Portanto, a burocracia é o maior empecilho deste formato de vale-combustível.
Cartão vale-combustível
Um cartão para este fim implica na utilização dele diretamente nos postos de gasolina, já com saldo previamente disponibilizado pelas empresas. Essa é uma forma de otimizar as atividades do financeiro e se adequar melhor às regras de compliance.
Tendo em vista essas diferenças, existem cartões que podem trazer tanta burocracia quanto a modalidade de reembolso. Em casos de postos que não aceitam a bandeira do cartão, os colaboradores ficam restritos aos postos de combustíveis adeptos à bandeira.
Isso significa que as pessoas precisam ter muito planejamento com o abastecimento, precisando abandonar a prática de abastecer somente quando o veículo estiver na reserva. Em caso de viagens a trabalho, imprevistos podem existir. Neste sentido, a limitação é prejudicial.
Qual a melhor opção para vale-combustível: reembolso ou cartão?
Como já foi dito, o vale-combustível oferecido no cartão tem a vantagem do saldo ser disponibilizado previamente. Ou seja, o cartão de vale-combustível já ganha com essa vantagem.
Em contrapartida, o reembolso acaba por ser mais flexível e simples que alguns cartões de combustível, pois os colaboradores não ficam limitados aos postos credenciados à bandeira do cartão.
Há ainda o detalhe de que existem postos que repassam valores das taxas dos cartões para quem está abastecendo, cobrando uma porcentagem acima do valor da bomba.
Reembolso ou cartão vale-combustível? A Eva tem os dois!
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Além desta facilidade, a Eva ainda garante aos clientes uma ferramenta de reembolsos simplificada: o colaborador solicitou o reembolso no app? Então em poucos minutos o RH ou Financeiro conseguem aprovar ou reprovar a solicitação no dashboard.
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