Comunicação empresarial: como usá-la efetivamente?

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Mulher de calça jeans e camisa branca sentada e segurando um celular no fundo. No título 'comunicação empresarial'.

Para que as organizações alcancem suas metas, é necessário que todos os colaboradores estejam muito bem informados e alinhados em prol de um objetivo comum. Para este propósito, a comunicação empresarial se mostra fundamental.

Tal prática, quando bem aplicada, garante um maior engajamento e produtividade dos colaboradores. Melhorar a comunicação organizacional, além disso, é uma ótima forma de consolidar boas relações entre a equipe de trabalho.

Conheça mais sobre a comunicação empresarial adiante e compreenda a sua importância. Descubra, também, como e quais as vantagens de investir em ferramentas de comunicação nas organizações.

O que é comunicação empresarial?

A comunicação empresarial é um dos pilares no bom funcionamento das organizações. Trata-se do processo estratégico de troca de informações e mensagens entre uma organização e seus diversos públicos, visando construir relacionamentos sólidos, transmitir valores, promover a compreensão mútua e atingir objetivos organizacionais de forma eficaz.

Por mais que pareça algo simples, a comunicação empresarial reflete em muitos outros aspectos da sua empresa como produtividade e clima organizacional. Quando ela não é efetiva, os prazos não são cumpridos, as demandas não são alinhadas entre os responsáveis e as entregas não acontecem.

E adivinha? É seu cliente/consumidor final que acaba pagando a conta de toda essa confusão. Compreenda agora os tipos de comunicação empresarial para evitar problemas futuros.

Confira mais conceitos básicos da comunicação empresarial no seguinte vídeo da Descomplica Faculdade Digital:

Confira no vídeo do Descomplica os conceitos fundamentais da comunicação empresarial.

Conceitos básicos de comunicação

A comunicação é uma ciência complexa e que, por mais que seja desenvolvida desde os primeiros meses de vida, sempre pode ser aperfeiçoada. Até por isso, vamos conhecer conceitos básicos de comunicação antes de prosseguir para o contexto das organizações.

  • Receptor: Pra quem você está falando? É uma das perguntas mais básicas para se pensar sua mensagem.
  • Meios: Qual o meio (ou os meios) utilizado para comunicação? Essa pergunta também irá guiar a produção da mensagem.
  • Mensagem: Aquilo que deve ser comunicado. O ideal é transmitir a ideia de forma que todos compreendam.

Comunicação escrita

Até pela facilidade de documentação do que é tratado na empresa, a escrita é a mais utilizada na comunicação empresarial. Esta é muito usada nos formulários de feedbacks, e-mails, redes sociais, blog e avisos internos.

Comunicação verbal

Já a comunicação verbal, por sua vez, traz vantagens para as trocas rápidas e informais de informações. Ela é usada nas reuniões (inclusive 1:1), em vídeos institucionais, treinamentos e palestras.

Vejamos, então, os tipos de comunicação empresarial.

Tipos de comunicação empresarial

A comunicação empresarial pode ser dividida em dois grupos principais:

Comunicação interna

A comunicação interna é aquela realizada para os funcionários da organização. Este tipo tem o propósito de informar os colaboradores sobre acontecimentos relevantes na empresa.

Ainda dentro deste tipo de comunicação, há duas divisões principais: a comunicação descendente e a ascendente. Enquanto o primeiro tipo é relativo ao envio de mensagens das lideranças (ou das partes mais altas da pirâmide hierárquica) para os demais funcionários, o segundo diz respeito à quando o colaborador leva informações ou tira dúvidas com seus superiores.

Comunicação externa

A comunicação externa, por sua vez, deve ser pensada para transmitir os valores da organização para os parceiros e clientes do negócio. Em suma, o público alvo da comunicação externa são pessoas ou instituições de fora da empresa. 

Uma das formas de comunicação externa mais conhecidas e eficazes é a assessoria de imprensa.

Comunicação empresarial, organizacional, institucional e interna: há diferenças?

Apesar dos termos conterem diferenças conceituais, na prática eles se referem a conceitos similares.

  • Comunicação organizacional: diz respeito à gestão das informações dentro de uma organização, abrangendo processos internos, estrutura hierárquica e cultura corporativa
  • Comunicação institucional: envolve a maneira como instituições, como governos e organizações não lucrativas, se comunicam com o público para transmitir valores, propósitos e conquistas.
  • Comunicação interna: concentra-se na troca de informações entre os membros de uma organização, com o objetivo de promover o entendimento, a colaboração e o engajamento entre os funcionários.

Por que investir na comunicação empresarial?

A comunicação empresarial acontece naturalmente nas organizações, mesmo naquelas que não se atentam a esse processo. Conforme um levantamento da McKinsey & Company, os colaboradores são de 20 a 25% mais produtivos quando a comunicação empresarial é efetiva.

Além disso, dados publicados pelo Project.co no relatório Communication Statistics 2023 elencou que uma comunicação empresarial ruim pode trazer vários problemas, como relatam os entrevistados:

  • Clientes perdidos para concorrentes (12%);
  • Tempo desperdiçado (68%);
  • Burnout, estresse e fadiga (42%);
  • Mensagens não lidas (53%);
  • Funcionários perdidos (10%);
  • Arquivos perdidos (35%);
  • Experiência ruim do cliente (30%).

O profissional responsável pela comunicação nas empresas

O profissional responsável pela comunicação empresarial pode ser encontrado com as mais diversas nomenclaturas no mercado de trabalho. Até porque, essa área envolve saberes práticos multidisciplinares e que englobam os setores de recursos humanos; marketing e comunicação interna.

Assim, tais atribuições muitas vezes são responsabilidades do Analista de Comunicação Interna, do Técnico em Comunicação Empresarial ou até do Assessor de Imprensa, dependendo do porte e segmento de atuação da organização.

Desafios e erros comuns na comunicação nas empresas

Na dinâmica acelerada das empresas modernas, enfrentar desafios na comunicação é uma realidade. Inclusive, a falta de clareza e alinhamento pode minar processos e colaborações essenciais.

A comunicação empresarial, quando negligenciada, resulta em erros custosos. Falhas na transmissão de informações podem levar a decisões equivocadas e afetar até mesmo a moral da equipe.

Estratégias sólidas de comunicação são fundamentais para evitar mal-entendidos e garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos da empresa, promovendo um ambiente eficiente e colaborativo.

Como mensurar e avaliar a comunicação empresarial?

Após tudo o que vimos anteriormente, é inevitável perguntar: “Após aplicar tais conceitos, como mensurar os resultados da comunicação empresarial?”.

A mensuração dos resultados da comunicação empresarial pode ser realizada por meio de várias abordagens e métricas que avaliam a eficácia das estratégias implementadas. Algumas formas de mensurar esses resultados incluem:

Feedback dos funcionários

Realizar pesquisas de clima organizacional ou obter feedback direto dos colaboradores pode revelar a eficácia da comunicação interna e a percepção da equipe em relação às informações recebidas.

Indicadores de engajamento

Monitorar métricas como taxa de abertura de e-mails, interações ou cliques, além da participação em reuniões e eventos, pode oferecer insights sobre o nível de envolvimento dos funcionários.

Redução de conflitos e erros

Se a comunicação eficaz estiver sendo implementada, é esperado que os conflitos internos e erros decorrentes de mal-entendidos diminuam ao longo do tempo.

Alinhamento com metas empresariais

A comunicação deve estar alinhada com os objetivos da empresa. Portanto, a medida em que os colaboradores compreendem e se conectam com essas metas pode ser um indicador da eficácia da comunicação.

Impacto na produtividade

A comunicação eficaz pode aumentar a produtividade, pois os colaboradores terão um entendimento claro das tarefas e prioridades, evitando retrabalho e confusão.

Pesquisas de satisfação do cliente

Uma comunicação alinhada também pode refletir na satisfação dos clientes, uma vez que colaboradores bem informados tendem a fornecer um melhor serviço.

Análise de métricas externas

Se a comunicação empresarial estiver voltada para o público externo, como clientes e parceiros, você pode acompanhar métricas como o aumento no tráfego do site, engajamento nas redes sociais e taxa de conversão.

Retorno sobre investimento (ROI)

Se a comunicação empresarial envolver investimentos significativos em ferramentas, treinamentos e campanhas, a análise do ROI pode ser útil para avaliar se esses investimentos estão gerando benefícios tangíveis.

Ao combinar essas diferentes abordagens de mensuração, as empresas podem obter uma visão mais abrangente e precisa dos resultados de suas estratégias de comunicação empresarial, permitindo ajustes e melhorias contínuas.

Existem ferramentas para facilitar a comunicação empresarial?

Sim! Atualmente há inúmeras soluções pensadas para facilitar a comunicação nas organizações. O Slack, por exemplo, é uma das mais utilizadas, e garante praticidade para conversar e compartilhar arquivos com seus colegas de trabalho, parceiros e clientes.
Quer saber mais sobre comunicação empresarial? Ou talvez conhecer as vantagens de investir em benefícios corporativos flexíveis para os colaboradores!? Então preencha o formulário abaixo e entre em contato:

Cartão Eva sendo segurado por uma mão de unhas longas e vermelhas.
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