O reembolso de despesas é a restituição de gastos feitos por funcionários a trabalho. Saber como solicitar é essencial: reúna notas fiscais, respeite prazos e siga as políticas da empresa. Ferramentas como a plataforma Evacard ajudam a organizar e acompanhar suas solicitações. Saiba mais!
O reembolso de despesas corporativas é um processo pelo qual as empresas devolvem aos funcionários valores gastos em atividades relacionadas ao trabalho.
Ele reforça a relação de confiança entre empregador e colaborador, garantindo que os custos extras, como viagens ou materiais de trabalho, sejam compensados adequadamente.
Vamos explorar neste guia como funciona o reembolso, sua importância, os direitos envolvidos e como solicitar de forma prática e eficiente.
Quais são os tipos de despesas elegíveis para reembolso?
O reembolso de despesas cobre diversos tipos de custos relacionados ao trabalho, variando conforme a natureza da atividade.
Conhecer quais despesas são elegíveis e quais não são reembolsáveis ajuda a evitar dúvidas e garantir um processo transparente entre empresas e funcionários.
1. Despesas Trabalhistas
Essas despesas estão ligadas à execução de atividades profissionais e podem incluir:
- Custos com transporte, como passagens, pedágios e combustível.
- Alimentação durante viagens ou jornadas externas.
- Cursos obrigatórios exigidos pela empresa.
2. Despesas Corporativas
Relativas às operações diárias ou demandas específicas do colaborador:
- Viagens corporativas (hospedagem, traslados, alimentação).
- Aquisição de materiais de escritório ou ferramentas necessárias para o trabalho.
- Participação em eventos corporativos ou treinamentos externos.
3. Despesas de Home Office
Cada vez mais comuns, principalmente após a pandemia, estas despesas podem incluir:
- Internet e energia elétrica, quando previstas pela política da empresa.
- Equipamentos como cadeiras ergonômicas, monitores ou teclados.
- Software de uso profissional, incluindo licenças e assinaturas.
4. Despesas Médicas
Empresas que oferecem reembolso de despesas médicas podem cobrir:
- Consultas e exames essenciais.
- Medicamentos prescritos, conforme política interna.
- Tratamentos específicos, geralmente previstos em acordos coletivos.
5. Despesas Não Elegíveis para Reembolso
Nem todas as despesas podem ser reembolsadas, e é importante que colaboradores conheçam as exclusões:
- Custos com itens de uso pessoal, como roupas ou acessórios.
- Almoços ou jantares não relacionados a viagens ou atividades corporativas.
- Gastos não autorizados previamente pela empresa.
Estabelecer políticas claras e usar ferramentas como um software de reembolso de despesas ajuda a simplificar o processo e a evitar dúvidas sobre quais custos são considerados elegíveis.
Veja também: Relatório de Despesas Corporativas: o que é?
O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não apresenta um artigo específico que regulamente diretamente o reembolso de despesas.
No entanto, a legislação aborda pontos importantes relacionados à responsabilidade da empresa por cobrir custos necessários para a execução das atividades laborais.
Regulamentações da CLT sobre Reembolso de Despesas
Segundo a CLT, despesas indispensáveis para o desempenho das funções profissionais, como as realizadas em viagens a trabalho, devem ser pagas pela empresa.
Isso inclui, por exemplo:
- Passagens, hospedagem e alimentação em deslocamentos corporativos.
- Custos com transporte para atividades externas relacionadas ao trabalho.
- Gastos com materiais ou ferramentas exigidas para a função.
Esses reembolsos devem ser documentados e alinhados com políticas internas claras, para que estejam dentro do que a empresa considera elegível.
Regras para Viagens a Trabalho
Para viagens corporativas, a CLT estabelece que o empregador deve garantir condições adequadas para que o colaborador desempenhe suas funções.
Isso inclui o pagamento antecipado ou o reembolso de despesas como:
- Hospedagem em locais seguros e confortáveis.
- Alimentação durante o período de deslocamento.
- Transporte adequado, como passagens aéreas ou terrestres.
Embora não exista uma regra específica sobre valores ou limites, é comum que empresas utilizem políticas internas ou convenções coletivas para regulamentar essas situações.
Outras Situações Previstas
Além das viagens, outras despesas podem ser reembolsadas para funcionários CLT, como:
- Custos com home office, incluindo internet ou energia elétrica, desde que estipulados em contrato.
- Gastos com treinamentos obrigatórios solicitados pela empresa.
Para garantir clareza, muitas empresas utilizam ferramentas de gestão, como um software de reembolso de despesas, que facilita o controle, o registro e a prestação de contas.
Passo a passo para solicitar o reembolso de despesas
Solicitar o reembolso de despesas pode ser simples quando a empresa possui políticas bem definidas e um processo claro. Veja como funciona:
1. Entenda as Regras da Empresa
Antes de qualquer coisa, consulte a política de reembolso de despesas corporativas da empresa.
Esse documento deve especificar quais gastos são elegíveis, como contabilizá-los e quais os prazos para envio. Pergunte ao departamento pessoal ou financeiro!
2. Reúna os Documentos Necessários
Para dar início à solicitação, é preciso apresentar comprovantes dos gastos, como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento.
Para viagens ou trabalhos externos, inclua detalhes como a justificativa da atividade realizada.
3. Preencha o Formulário de Solicitação
Empresas geralmente exigem que o colaborador preencha um formulário, físico ou digital, detalhando os valores e a natureza do gasto.
Nesse processo, lembre-se de incluir informações como:
- Data do gasto.
- Tipo de despesa (transporte, alimentação, etc.).
- Razão do reembolso (exemplo: reunião com cliente).
4. Respeite os Prazos para Solicitação
O ideal é enviar o pedido logo após o gasto, evitando atrasos que possam prejudicar o reembolso ou a perda de documentos importantes.
Muitas empresas estipulam prazos específicos — por exemplo, até 15 ou 30 dias após a realização da despesa. Verifique essa informação com o RH ou nas políticas internas.
5. Use Ferramentas de Gestão
Um software de reembolso de despesas pode facilitar o processo, tanto para o colaborador quanto para a empresa. Essas plataformas permitem:
- Enviar solicitações digitalmente com comprovantes anexados.
- Acompanhar o status da aprovação em tempo real.
- Receber notificações sobre prazos e reembolsos pendentes.
Ferramentas digitais tornam o processo mais rápido e transparente, ajudando a evitar erros e atrasos.
Quais são os documentos necessários para garantir o reembolso?
Para que o processo de reembolso de despesas seja eficiente e transparente, é fundamental apresentar a documentação certinha.
Esses comprovantes ajudam a empresa a validar os gastos:
1) Notas Fiscais e Recibos
São os principais comprovantes de despesas. Devem conter:
- Nome ou razão social do fornecedor.
- Descrição do serviço ou produto adquirido.
- Data da emissão e valor detalhado.
2) Comprovantes de Pagamento
Podem incluir extratos bancários, comprovantes de transferência ou comprovantes de cartão de crédito/débito.
Esses documentos servem para validar que o colaborador arcou com o custo.
3) Declarações Adicionais
Em algumas situações, é necessário apresentar declarações ou justificativas complementares, como:
- Relatórios de viagem com a descrição das atividades realizadas.
- Autorização prévia da empresa para gastos específicos.
- Declaração de uso, no caso de equipamentos ou despesas de home office.
Dicas para garantir a aprovação do reembolso
Solicitar o reembolso de despesas pode parecer simples, mas pequenos erros ou falta de atenção podem comprometer a aprovação.
Seguindo algumas boas práticas, você garante que o processo seja mais eficiente e livre de problemas.
Apresente Comprovantes Claros e Organizados
Uma documentação bem apresentada é essencial. Para isso:
- Certifique-se de que todos os comprovantes de pagamento, notas fiscais ou recibos sejam legíveis e completos.
- Verifique se as informações como data, valor e descrição do gasto estão corretas e condizem com o que foi solicitado.
- Evite rasuras ou documentos danificados, pois podem invalidar o pedido.
Caso utilize um software de reembolso de despesas, aproveite para digitalizar e enviar os arquivos diretamente na plataforma.
O dashboard da Eva Reembolso oferece uma gestão facilitada para as empresas, centralizando todas as informações de reembolsos em um único lugar.
Através de gráficos e relatórios detalhados, é possível acompanhar o total de valores reembolsados por categoria e analisar a evolução dos reembolsos mês a mês.
O painel permite visualizar pedidos pendentes e aprovados, facilitando a tomada de decisões e a aprovação rápida dos reembolsos.
Siga as Políticas da Empresa
Antes de solicitar, consulte as regras internas sobre reembolso de despesas corporativas.
Garanta que o gasto está dentro das diretrizes da empresa, como valores máximos permitidos ou categorias elegíveis.
Evite Atrasos na Solicitação
Respeite os prazos estipulados pela empresa. O envio de pedidos fora do período pode atrasar ou até mesmo inviabilizar o reembolso.
Acompanhe o Processo
Após a solicitação, mantenha contato com o setor responsável, como RH ou financeiro, para verificar o andamento.
O acompanhamento pode evitar esquecimentos e permitir que você resolva eventuais pendências rapidamente.
Comunique-se de Forma Proativa
Caso tenha dúvidas ou precise justificar alguma despesa, seja transparente e explique o motivo do gasto. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e reforça sua responsabilidade no processo.
Veja: Carta/declaração de reembolso: modelo grátis!
O que fazer em caso de recusa do pedido de reembolso?
Ter um pedido de reembolso de despesas recusado pode gerar preocupação, mas é possível corrigir a situação seguindo alguns passos simples. Veja como proceder:
Entenda o Motivo da Recusa
Solicite ao setor responsável uma explicação detalhada sobre o motivo da negativa. Entre os motivos mais comuns estão:
- Documentação incompleta ou ilegível.
- Gasto fora das políticas da empresa.
- Envio fora do prazo estipulado.
Identificar a causa do problema é o primeiro passo para resolvê-lo.
Revise a Documentação
Verifique os comprovantes enviados e assegure-se de que atendem às exigências da empresa. Caso seja necessário, reúna novos documentos ou ajuste o que estiver errado.
Consulte a Política Interna
Leia novamente as regras da empresa sobre reembolso de despesas trabalhistas ou corporativas.
Isso pode ajudar a identificar algo que tenha passado despercebido, como limites de valores ou tipos de despesas elegíveis.
Reenvie a Solicitação
Após corrigir os erros ou complementar as informações, envie novamente o pedido dentro dos canais indicados. Inclua uma justificativa breve explicando as alterações realizadas.
Mantenha uma Comunicação Transparente
Estabeleça um diálogo com o setor de RH ou financeiro para esclarecer dúvidas e evitar novos problemas. Um bom relacionamento pode ajudar a agilizar a reanálise.
Como contabilizar o reembolso de despesas?
A contabilização do reembolso de despesas corporativas é fundamental para garantir que a gestão financeira da empresa seja transparente e alinhada às normas fiscais.
Entenda como registrar esses valores corretamente e seu impacto no fluxo de caixa.
Orientações Gerais Sobre a Contabilização
O reembolso de despesas deve ser tratado como uma restituição de valores aos colaboradores ou terceiros, sem impacto direto no resultado da empresa. Para isso:
1. Identifique a Natureza da Despesa
Classifique o reembolso conforme a categoria do gasto, como transporte, alimentação, hospedagem ou despesas de home office.
2. Registre no Balanço
- Débito: na conta de despesa correspondente (ex.: viagens ou manutenção).
- Crédito: na conta de caixa ou bancos, indicando a saída de recursos financeiros.
3. Atente-se à Documentação
Guarde notas fiscais e recibos anexados ao processo de reembolso. Eles são indispensáveis para auditorias e conformidade fiscal.
Confira: Gestão financeira empresarial: 5 dicas!
Impacto no Fluxo de Caixa
O reembolso de despesas trabalhistas ou corporativas representa uma saída de caixa que deve ser prevista no orçamento.
Embora não altere o lucro da empresa, o reembolso afeta diretamente a liquidez.
- Previsão Orçamentária: Inclua os valores reembolsáveis no planejamento financeiro.
- Controle em Tempo Real: Utilize um software de reembolso de despesas para acompanhar os pagamentos e identificar gargalos.
Atenção às Regras Fiscais
Segundo a legislação brasileira, o reembolso não caracteriza remuneração, desde que devidamente comprovado.
Isso significa que ele não integra a base de cálculo de encargos trabalhistas, como FGTS ou INSS, mas deve ser contabilizado corretamente.
Seguir as políticas e processos internos de reembolso de despesas é essencial para garantir transparência e eficiência, tanto para colaboradores quanto para a empresa.
💡Documentação organizada, atenção aos prazos e alinhamento com as regras estabelecidas são passos fundamentais para evitar problemas e facilitar a gestão.💡
A Eva Reembolso oferece uma solução completa para a gestão de despesas corporativas, proporcionando facilidade e agilidade tanto para as empresas quanto para os colaboradores.
Com recursos como categorização de gastos, histórico de pedidos e reembolsos em tempo real, a plataforma simplifica todo o processo de reembolso.
A utilização do Evacard garante ainda mais flexibilidade e praticidade, permitindo que os funcionários recebam seus reembolsos de forma rápida e possam utilizá-los com liberdade. Conheça agora!
