Quem viaja a trabalho com frequência já está habituado a certos tipos de situações. Além do processo de reembolso de despesas de viagens, a apresentação de cartas ou declarações de reembolso também é algo padrão nessas situações.
Se você acha que a carta de reembolso é apenas uma burocracia necessária, saiba que negligenciar esse processo pode ser um estopim para muitos problemas no futuro. Inclusive, podendo prejudicar até mesmo o fluxo de gestão financeira empresarial.
Se você quer evitar problemas e ainda conferir um modelo de declaração de reembolso de despesas, siga com a leitura.
O que é uma carta de reembolso?
Uma carta de reembolso, também chamada de declaração de reembolso, é um documento que comprova e formaliza o pedido de reembolso. Em suma, é um arquivo que deve conter todos os gastos dos funcionários durante determinado período, os valores e mais informações
Após o preenchimento da declaração de reembolso, o documento e as notas fiscais das despesas devem ser encaminhadas para o setor responsável, para que assim o pedido seja analisado e o pagamento aprovado — ou reprovado.
Confira quais as despesas reembolsáveis para elaboração da carta de reembolso.
Quais as despesas reembolsáveis?
Gastos reembolsáveis são aqueles que temos ao desempenhar nossa atividade profissional, mas que devem ser pagos pela empresa. São despesas reembolsáveis:
- Gastos com alimentação em viagens a trabalho
- Gastos com hospedagem em viagens a trabalho
- Despesas com a locomoção (Uber, combustível ou transporte público) no local
- Despesas com home office
- Gastos com deslocamento para cursos e treinamentos
Como fazer uma declaração de reembolso?
A carta de reembolso é um documento importante para a organização do setor financeiro e para o ressarcimento dos gastos dos colaboradores. Aprenda a fazê-la de forma correta para evitar dores de cabeça consideráveis.
Passo 1: liste todos os gastos
Antes de organizar sua declaração de reembolso, tenha em mente todos os gastos que você teve ao desempenhar suas atividades. Se você está solicitando reembolso de despesas de viagens, comece com as despesas mais básicas como passagens e hospedagem no local.
Esse é o momento, também, de manter por perto todas as notas fiscais e comprovantes de pagamento.
Passo 2: escreva (ou preencha o modelo abaixo) a declaração de reembolso
Agora é o momento de fazer a sua carta de reembolso. Basicamente, as informações que devem estar no documento são:
- Local e data da viagem;
- Identificação do destinatário;
- Solicitação de reembolso e justificativa;
- Despedida formal;
- Assinatura do solicitante;
- Nome do remetente.
Passo 3: envie a carta de reembolso junto com os comprovantes
Nesse ponto é importante saber qual o setor e profissional responsável por efetuar os pagamentos de reembolso. Geralmente, tais procedimentos são de responsabilidade do setor financeiro da organização.
Assim, envie a declaração de reembolso por e-mail para este setor, anexando também as notas fiscais de cada um dos gastos que você irá solicitar o reembolso.
Bônus: modelo de carta de reembolso
Para agilizar a sua vida, disponibilizamos um modelo de carta de reembolso pré-preenchido. Assim, você só precisará incluir as informações da sua organização para ter um modelo para as próximas solicitações de reembolso.
Confira abaixo.
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