Você sabe como aplicar uma política de ressarcimento que realmente funciona? Entenda tudo sobre como fazer uma declaração de reembolso e como a Eva pode te ajudar nesse processo!
Para empresas que cuidam de negócios pelo Brasil e pelo mundo, o RH já deve estar acostumado a lidar com o processo tedioso de reembolso de despesas de viagem: correr atrás de notas fiscais, orientar o colaborador, aprovar (ou não) o saldo a ser disponibilizado.
Mas aqui vai um alerta: a carta de reembolso é mais que só uma burocracia!
Ela é o acúmulo de uma política estruturada que pode evitar dores de cabeça maiores no futuro. Inclusive, não preenchê-la corretamente pode prejudicar até mesmo o fluxo de gestão financeira empresarial.
Se você quer evitar problemas e ainda conferir um modelo de declaração de reembolso de despesas, vem que a Eva te explica tudo!
Leia mais: Política de viagens e reembolso: como criar regras claras e evitar conflitos
O que é uma carta de reembolso?
Uma carta de reembolso, também chamada de declaração de reembolso, é um documento que comprova e formaliza o pedido de reembolso. Em suma, é um arquivo que deve conter todos os gastos dos funcionários durante determinado período, os valores e mais informações.
Ela é um instrumento legal muito importante pois entra em conformidade com o art. 2º da CLT, que define a necessidade de a empresa impedir que o colaborador “pague para trabalhar” (como seria o caso se tivesse que arcar com os custos de uma viagem de trabalho).
Após o preenchimento da declaração de reembolso, o documento e as notas fiscais das despesas devem ser encaminhadas para o setor responsável, para que assim o pedido seja analisado e o pagamento aprovado — ou reprovado.
Confira quais as despesas reembolsáveis para elaboração da carta de reembolso.
Quais as despesas reembolsáveis?
Gastos reembolsáveis são aqueles que temos ao desempenhar nossa atividade profissional, mas que devem ser pagos pela empresa. São despesas reembolsáveis:
- Gastos com alimentação em viagens a trabalho;
- Gastos com hospedagem em viagens a trabalho;
- Despesas com a locomoção (Uber, combustível ou transporte público) no local;
- Despesas com home office;
- Gastos com deslocamento para cursos e treinamentos.
Além disso, o artigo 457 da CLT define que essas despesas não contam como salário, além de não poderem ser superiores a 50% do que o colaborador recebe.
Como fazer uma declaração de reembolso?
A carta de reembolso é um documento importante para a organização do setor financeiro e para o ressarcimento dos gastos dos colaboradores.
Ela é o acúmulo de uma política estruturada de viagens e reembolsos que traz segurança para o colaborador e também retém talentos.
Aprenda a fazê-la de forma correta para evitar dores de cabeça consideráveis.
Passo 1: liste todos os gastos
Antes de organizar sua declaração de reembolso, é importante que o RH tenha em mente todos os gastos que o colaborador teve ao desempenhar suas atividades. Por isso, se você está solicitando ressarcimento de despesas de viagens, comece com as despesas mais básicas, como passagens e hospedagem no local.
Esse é o momento, também, de manter por perto todas as notas fiscais e comprovantes de pagamento.
| Dica extra – como responder ao colaborador que perdeu uma nota fiscal? Neste caso, o ideal é orientar o colaborador sobre os seguintes caminhos Pedir segunda via no estabelecimento via e-mail/telefone;Usar comprovante do cartão de crédito corporativo acompanhado de uma declaração de extravio assinada à mãoProcurar nota fiscal eletrônica (NF-e).Uma dica importante é orientar que o colaborador tire foto da nota fiscal assim que recebê-la, pois comprovantes impressos apagam rápido. |
Passo 2: escreva (ou preencha o modelo abaixo) a declaração de reembolso
Agora é o momento de fazer a sua carta de reembolso. Basicamente, as informações que devem estar no documento são:
- Local e data da viagem;
- Identificação do destinatário;
- Solicitação de ressarcimento e justificativa;
- Despedida formal;
- Assinatura do solicitante;
- Nome do remetente.
Passo 3: envie a carta de reembolso junto com os comprovantes
Nesse ponto é importante saber qual o setor e profissional responsável por efetuar os pagamentos de compensações ao colaborador. Geralmente, tais procedimentos são de responsabilidade do setor financeiro da organização.
Assim, envie a declaração de reembolso por e-mail para este setor, anexando também as notas fiscais de cada um dos gastos que o colaborador irá solicitar o ressarcimento.
Saiba mais: Eva Conecta: comunicação empresarial e questionários
Bônus: modelo de carta de reembolso
Para agilizar a sua vida, disponibilizamos um modelo de carta de reembolso pré-preenchido. Assim, você só precisará incluir as informações da sua organização para ter um modelo para as próximas solicitações de ressarcimento.
Confira abaixo:
Modelo de Carta de Reembolso
Como a Eva agiliza o reembolso de despesas de colaboradores?
Preencher a declaração de reembolso dos seus profissionais pode ser um processo tedioso. Mas a Eva chegou para mudar essa realidade!
Contamos com uma solução simplificada de reembolso de despesas corporativas: em apenas 5 minutos, seus colaboradores podem solicitar ressarcimentos diretamente pelo aplicativo.
Com isso, o RH tem a responsabilidade de aprová-la (ou não) pelo nosso dashboard e o saldo é instantaneamente disponibilizado no cartão Eva, proporcionando uma experiência ágil e conveniente.
Veja como é fácil solicitar reembolso no app da Eva:
Mas as vantagens não param por aí! Isso porque com a categoria Saldo Livre da Eva, seu reembolso pode ser efetuado de forma versátil.
O colaborador utiliza o Pix para transferir o valor diretamente para a conta bancária, efetua o pagamento de boletos e desfruta da aceitação em qualquer estabelecimento que aceite a bandeira Visa.
Não perca mais tempo com processos burocráticos: conheça agora mesmo a solução de gestão de reembolso de despesas da Eva e transforme a maneira como sua empresa lida com as despesas corporativas!
Dúvidas Frequentes
1. Qual o prazo legal para solicitar o reembolso de despesas?
Na verdade, a CLT não estipula um prazo fixo, isso deve ser definido pela política interna da empresa. Daí a importância de estruturar uma política de viagens e reembolsos: estando tudo acordado entre os colaboradores, o RH pode só seguir os processos com tranquilidade e certeza!
2. O reembolso de despesas incide no imposto de renda (IRPF)?
Resposta curta: Não. Como se trata de uma verba indenizatória para repor um gasto feito em prol da empresa, o valor do ressarcimento não sofre tributação, desde que devidamente comprovado.
3. O colaborador precisa enviar a nota fiscal original física ou a versão digital basta?
Aqui vai uma questão interessante! Atualmente, a versão digitalizada ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) são amplamente aceitas, mas é recomendado consultar a política do setor financeiro da sua empresa. Com a solução de política de reembolso da Eva, por exemplo, a versão digital é preferida pela sua facilidade de envio.
