Quando você estabelece processos transparentes, reduz o atrito entre o financeiro e os colaboradores e ganha mais fluidez no dia a dia. Saiba mais!
No papel, a política de reembolso dos colaboradores pode até parecer clara e organizada, mas é na rotina que os problemas costumam aparecer.
Se a sua empresa ainda lida com notas fiscais perdidas e planilhas que nunca fecham, o problema provavelmente não está nas regras, e sim na forma como o processo é executado.
Fluxos manuais geram retrabalho, atrasos e desgaste entre o time de campo e o financeiro. O que deveria ser apenas uma viagem de trabalho acaba virando dor de cabeça.
Quando você conta com tecnologia, as regras saem do papel e passam a funcionar de verdade, com mais agilidade, transparência e segurança para todos.
Quer entender como transformar o reembolso de despesas em um processo simples, digital e sem atritos? A seguir, você vai ver como estruturar sua política, evitar erros comuns e implementar uma solução que funcione na prática. Confira!
O que não pode faltar na sua política de reembolso?
Para que o reembolso de despesas de viagem deixe de ser um gargalo, você precisa transformar a política em um documento claro e direto, sem espaço para dúvidas.
Ela deve ser um guia simples de consulta, explicando exatamente o que pode ser reembolsado e como cada gasto precisa ser comprovado. Assim, você evita ruídos, retrabalho e glosas desnecessárias.
Veja os pontos que fazem toda a diferença nessa estrutura:
- Categorias claras: deixe explícito o que a empresa cobre, como combustível, refeições, transporte por aplicativo, eventos ou insumos. Se não estiver previsto, não deve ser reembolsado.
- Limites de gastos: defina valores máximos para despesas como almoço com cliente ou diária de hotel. Você pode optar por valores fixos ou ajustar conforme a região da viagem.
- Prazos bem definidos: estabeleça quantos dias o colaborador tem para enviar a nota após a despesa e em quanto tempo o financeiro realiza o pagamento depois da aprovação.
- Comprovação obrigatória: sem nota fiscal legível, não há reembolso. Recibos rasurados, fotos ilegíveis ou comprovantes apagados precisam ser recusados para manter o controle e a transparência do processo.
Por que até as melhores políticas falham (e geram atritos)?
Você pode ter passado semanas montando um PDF impecável com todas as regras de controle de viagens e reembolso de despesas. Mas, no dia a dia, a operação quase nunca segue o manual à risca.
É comum acreditar que o colaborador vai guardar cada comprovante térmico por dias, mesmo estando focado em reuniões, visitas e metas.
Na prática, a nota se perde, a foto chega ilegível pelo WhatsApp ou o comprovante simplesmente não é anexado na prestação de contas do reembolso de despesas.
Enquanto isso, o gestor esquece de aprovar o que está parado na caixa de entrada e o financeiro tenta organizar tudo em planilhas que não conversam entre si.
No fim, a regra até pode estar bem escrita. O problema é que ela depende demais da disciplina e da memória das pessoas. Para que o reembolso de despesas funcione de verdade, o processo precisa facilitar a rotina e reduzir as chances de erro.
Eva Reembolso: a sua política rodando no piloto automático
O Eva Reembolso foi criado para tirar o peso da burocracia do reembolso de despesas do seu dia a dia. Em vez de depender de planilhas, e-mails e controles paralelos, você transforma as regras da sua empresa em fluxos automáticos dentro do app.
Assim, o compliance deixa de ser algo manual e passa a acontecer naturalmente, sem discussões no fim do mês.
Mais autonomia para quem solicita
Com o app da Eva, o colaborador faz o pedido de reembolso em segundos, apenas fotografando a nota fiscal. O registro acontece na hora da despesa, o que reduz a chance de perder comprovantes.
Ele também pode acompanhar o status em tempo real, editar solicitações e consultar todo o histórico direto pelo celular. Você reduz dúvidas, cobranças e aquela sensação de incerteza sobre quando o valor será pago.
Mais agilidade para quem aprova
As aprovações ficam centralizadas em uma interface simples e intuitiva. O gestor pode aprovar ou reprovar pedidos pelo celular, a qualquer momento do dia.
O sistema envia notificações sobre pendências, evitando acúmulo de solicitações e garantindo que o fluxo financeiro não pare por falta de aprovação.
Mais controle para o Financeiro
Para o Financeiro, a plataforma traz previsibilidade. O dashboard mostra claramente o que foi aprovado, negado e o que ainda está em análise, facilitando a provisão de caixa.
Como os dados já entram organizados e os comprovantes ficam digitalizados, você elimina retrabalho, reduz erros de digitação e torna auditorias muito mais simples.
No fim, o reembolso de despesas deixa de ser um gargalo e passa a ser um processo fluido, transparente e fácil de gerir.
Planejamento financeiro mais inteligente, por tipo de despesa
Quando você transforma o reembolso de despesas em dados organizados, o Financeiro passa a ter visão estratégica sobre para onde o dinheiro realmente está indo.
Com o Eva Reembolso, você acompanha os gastos por categoria e visualiza gráficos automáticos com a evolução dos valores ao longo dos meses, o que ajuda a identificar padrões, excessos e oportunidades de ajuste.
Com essa clareza, fica muito mais fácil projetar o orçamento do próximo trimestre e usar os recursos com mais eficiência.
Você não precisa mais gastar horas organizando o reembolso de despesas dos funcionários em planilhas que nunca fecham. Dá para tornar a gestão de despesas muito mais simples, digital e transparente no dia a dia.
Converse com nossos especialistas e veja como o Eva Reembolso pode facilitar a sua rotina!
Dúvidas frequentes
Como garantir que a nota fiscal enviada pelo app é válida?
O sistema utiliza tecnologia de leitura digital para verificar os dados da nota automaticamente. Além disso, você e o gestor ainda podem visualizar a imagem original enviada pelo colaborador para fazer a conferência final com segurança.
É possível definir limites diferentes por cargo?
Sim. A plataforma é totalmente personalizável. Você pode configurar tetos de gastos distintos para diretores, gerentes e analistas, seguindo exatamente as regras da sua política de reembolso.
E se o colaborador perder a nota física depois de fotografar?
Depois que a imagem é enviada e registrada no sistema, ela passa a ser o comprovante oficial para a empresa. Assim, você mantém organização e segurança mesmo sem precisar guardar o papel original.
