Imagine a seguinte situação: você viajou a trabalho e, até por isso, teve gastos significativos com alimentação, locomoção e hospedagem. O processo que garante que você tenha o valor gasto devolvido é chamado de reembolso de despesas de viagem.
Ter esse fluxo bem mapeado, assim como utilizar a plataforma de reembolso de despesas correta, pode te poupar alguns problemas consideráveis no futuro. Além disso, atrasos no processo de reembolso podem ser bem desgastantes para o funcionário e para a corporação.
Para evitar atritos desnecessários no processo de reembolso de despesas de viagem da sua organização, confira como executar esse processo apropriadamente.
O que é reembolso de despesas corporativas?
É importante, antes de tudo, mapear o que é o processo de reembolso de despesas. Lembra daquela vez que você tirou dinheiro do seu bolso para comprar o café da empresa, que tinha acabado?
Então, obviamente esse dinheiro tem que ser devolvido para você o quanto antes. Aí você entrega a nota fiscal para o setor financeiro, eles incluem a informação na planilha e já autorizam o seu pagamento, certo?
😅 Expectativa do funcionário: reembolso em instantes. Realidade: ⏳😴⌛😴⌛
Esse basicamente é o processo de reembolso de despesas. E não importa se foi algo que você comprou para a empresa ou se foi um Uber que você pagou para ir numa reunião em outro prédio.
Agilidade neste processo é fundamental para a gestão financeira empresarial. Por isso, vejamos agora quais as despesas de viagem reembolsáveis.
E o que são as despesas de viagens corporativas?
Viajar é algo que todo mundo gosta, e muitos infelizmente só não fazem isso todo fim de semana pois é algo que envolve muitos gastos. E assim também é nas viagens corporativas.
Por isso, se você foi viajar pela empresa, saiba que as seguintes despesas de viagens corporativas são reembolsáveis:
- Hospedagem;
- Alimentação;
- Passagens aéreas ou rodoviárias
- Vale-transporte ou app de transporte no local
- Serviços de internet e celular
- Combustível por quilometragem
- Vistos e taxas administrativas
- Entrada em congressos e eventos
Já os seguintes gastos, NÃO são reembolsáveis.
- Turismo no local
- Bebidas alcoólicas
- Multas
- Compras pessoais
O que a lei diz sobre reembolsos de gastos de viagens?
Como já foi dito, valores que o colaborador precisa tirar do bolso para exercer o trabalho devem ser apropriadamente devolvidos. Assim, a CLT estabelece algumas regras para o reembolso de gastos.
Segundo o artigo 457 da CLT, que estabelece as regras para a remuneração de colaboradores, as despesas de viagens corporativas não podem ser descontadas do pagamento do colaborador.
Reembolso de viagens corporativas
Nas empresas, no entanto, a política de reembolso de gastos de viagens corporativas deve ser organizada internamente. A eficiência nesse projeto trará benefícios significativos no futuro.
Confira como reembolsar as despesas de viagens dos funcionários a seguir.
Como reembolsar as despesas de viagens dos funcionários?
Há 3 passos para reembolsar as despesas de viagens dos funcionários. Dessa forma, o processo de reembolso poderá ser reutilizado em outras viagens corporativas, assim como na devolução de demais gastos ocasionais.
1. Estabeleça um fluxo com prazos
É importantíssimo que o colaborador saiba quando irá receber o reembolso. Isso pois, não importa se a gestão financeira é pessoal ou empresarial, planejamento com o dinheiro é fundamental.
Assim, ofereça prazos concretos para o seu colaborador solicitar e receber o reembolso das despesas de viagens. Confira o exemplo abaixo.
- A solicitação de reembolso deve ser feita em até 5 dias úteis após o término da viagem
- Após a solicitação, o colaborador receberá seu reembolso em até 2 dias úteis.
É importante ser realista com os prazos. No exemplo, ainda há uma lentidão considerável no processo de reembolso, tendo em vista as tecnologias disponíveis atualmente, como é o caso da ferramenta de reembolso da Eva.
2. Comunique os funcionários
Assim que o seu fluxo de reembolso de despesas de viagem estiver pronto, é hora de divulgá-lo aos demais funcionários. Vale ressaltar que esse também é o momento de esclarecer eventuais dúvidas sobre o processo.
Se estiver em uma empresa com trabalhadores em regime presencial, lembre-se de colar algum aviso no mural da empresa. Já para os funcionários em home office ou regime híbrido.
3. Utilize a melhor plataforma de reembolso de despesas
Para se livrar das planilhas intermináveis no processo de reembolso de despesas de viagens, no entanto, é necessário contar com uma ferramenta moderna e que garanta praticidade na solicitação e rapidez nos reembolsos.
Esse é o caso da ferramenta de reembolsos da Eva. Com a nota fiscal em mãos, seus funcionários levarão menos de 3 minutos para solicitar reembolso. Já o setor financeiro, consegue aprovar ou reprovar a solicitação em menos de 2 minutos, o que simplifica o processo para ser realizado em 5 minutinhos!
E o melhor de tudo: o reembolso vai direto para o cartão de benefícios flexíveis do funcionário, que pode ser utilizado em qualquer estabelecimento que aceite máquina de cartões. Ah! Isso para não falar das funcionalidades de Pix e pagamento de boletos que a Eva traz com exclusividade.
Entre em contato e converse com os especialistas da Eva!
