As estratégias para otimizar políticas de viagens corporativas incluem a implementação de ferramentas tecnológicas para gerenciamento eficiente, negociações de tarifas com fornecedores e a criação de diretrizes claras que equilibrem custo e conforto dos colaboradores. Veja mais!
Em muitas empresas, as viagens a trabalho fazem parte da rotina. Mas sem regras bem definidas, elas podem se transformar em um desafio constante para o RH e para a área financeira. Criar uma política de viagens corporativas vai além de listar regras: é pensar estrategicamente em como otimizar recursos, oferecer segurança aos colaboradores e manter a gestão de viagens empresariais transparente e organizada.
Se você ainda está se perguntando como criar uma política de viagens que realmente funcione, este guia prático é para você. A seguir, vamos explorar os elementos de uma política eficaz, os impactos que ela gera na produtividade e como soluções como o Evacard e o Eva Reembolso podem ajudar a transformar burocracia em fluidez.
O que é uma política de viagens corporativas
A política de viagens corporativas é um documento que reúne regras, orientações e limites relacionados às viagens realizadas a trabalho. Ela define padrões para transporte, hospedagem, alimentação, reembolso de viagens, prazos, autorizações e formas de prestação de contas, sempre considerando o equilíbrio entre controle de gastos e experiência do colaborador.
Conceito e importância para empresas
Mais do que um manual de boas práticas, a política de viagens funciona como um alinhamento entre os objetivos da empresa e o comportamento esperado dos colaboradores durante deslocamentos a trabalho. Ela protege a empresa de gastos excessivos, define critérios justos e evita surpresas financeiras.
Ao mesmo tempo, garante que o colaborador saiba o que pode esperar em relação a hospedagem, transporte, alimentação e reembolso. Reduzir incertezas melhora a experiência geral.
Benefícios de uma política bem definida
Com uma política clara, o processo de aprovação de viagens e prestação de contas se torna mais ágil, e a empresa passa a ter mais controle sobre as despesas. Com essa visão, é possível antecipar orçamentos, negociar com fornecedores e até reduzir custos.
Outro benefício é a padronização: colaboradores de diferentes áreas e cargos passam a seguir as mesmas diretrizes, o que reforça a gestão de viagens empresariais com mais organização e menos riscos.
Impactos na produtividade e no controle de gastos
Sem uma política bem definida, cada viagem pode se tornar um problema operacional: dúvidas sobre reembolsos, compras fora do padrão, atrasos no envio de comprovantes. Já com um processo estruturado, o colaborador ganha autonomia, e o RH e financeiro economizam tempo e energia.
Soluções como o Eva Despesas Corporativas, por exemplo, ajudam a garantir esse controle em tempo real, com extratos detalhados, cartões pré-pagos vinculados à política da empresa e relatórios analíticos que facilitam a tomada de decisão.
Veja também: Guia completo sobre reembolso de despesas: aprenda como solicitar e garantir o direito
Itens essenciais de uma política de viagens eficaz
Uma política de viagens corporativas bem estruturada precisa ir além da burocracia. Ela deve refletir a cultura da organização, ser prática na aplicação e oferecer diretrizes claras para quem viaja e para quem aprova. A seguir, veja os principais elementos que não podem faltar nesse processo.
Diretrizes para transporte, hospedagem e alimentação
Comece definindo padrões para os principais tipos de despesas: passagens, hospedagem e alimentação. Estabeleça limites por diária, categorias permitidas (como classe econômica), orientações sobre o uso de aplicativos de mobilidade, redes de hotéis recomendadas e valores reembolsáveis para refeições.
Essas orientações ajudam a organizar os custos e garantem que todos os colaboradores tenham experiências similares durante as viagens, com conforto e previsibilidade.
Confira: Carta/declaração de reembolso: modelo grátis!
Reembolsos, limites e meios de pagamento
Outro ponto central da gestão de viagens empresariais é o controle financeiro. Regras claras sobre reembolso de viagens, prazos e documentos necessários evitam retrabalho e desalinhamentos.
Com o Eva Reembolso, por exemplo, o colaborador faz a solicitação direto pelo app, o responsável aprova no dashboard, e o valor é creditado no Evacard, com rapidez e total visibilidade. Já o Eva Despesas Corporativas permite uso direto via cartão pré-pago, com controle por categoria, evitando adiantamentos e uso indevido de recursos da empresa.
Canais de solicitação, aprovação e prestação de contas
Por fim, vale organizar o fluxo completo: desde o pedido de viagem até a prestação de contas. Quem aprova? Quais documentos devem ser entregues? Em que formato? Ter esse processo bem definido facilita a rotina do RH e dá mais autonomia ao colaborador.
Com o Eva Conecta, é possível digitalizar esse fluxo com formulários personalizados, controle de etapas e histórico sempre disponível. A plataforma reduz ruídos e acelera as aprovações, contribuindo para uma operação mais fluida e confiável.
Como criar uma política alinhada com sua cultura organizacional
Uma política de viagens corporativas bem construída não precisa ser engessada. Para funcionar na prática, ela deve refletir o jeito da empresa trabalhar, respeitar diferentes perfis e oferecer segurança tanto para quem aprova quanto para quem viaja.
Envolvimento do RH e dos gestores
Para que as diretrizes façam sentido no dia a dia, o primeiro passo é envolver quem vive a rotina da empresa. RH e lideranças têm um papel importante na definição de regras que combinem com os objetivos estratégicos, com o perfil dos times e com os recursos disponíveis.
Ouvir quem já viaja com frequência também pode revelar ajustes simples que melhoram o fluxo e evitam gargalos, especialmente nos momentos de aprovação e prestação de contas.
Comunicação clara e acessível para todos
De nada adianta ter uma política bem estruturada se ela não for compreendida por quem precisa segui-la. Usar uma linguagem objetiva, organizar as informações em tópicos e disponibilizar tudo em canais fáceis de acessar são práticas que facilitam a adoção.
Ferramentas como o Eva Conecta ajudam nessa etapa, pois permitem centralizar orientações, compartilhar atualizações e acompanhar os processos em tempo real, sem depender de planilhas ou e-mails fora de contexto.
Flexibilidade e personalização para diferentes perfis
Cada área da empresa pode ter demandas específicas. Uma equipe de vendas que viaja toda semana não terá os mesmos critérios que um colaborador que participa de eventos pontuais. A política pode – e deve – prever essas diferenças.
Com o Eva Despesas Corporativas, é possível personalizar limites e categorias de uso para cada perfil de colaborador. Já o Eva Reembolso permite adaptar o processo de ressarcimento de acordo com as particularidades da viagem, sempre mantendo o controle e a transparência.
Ferramentas e soluções que facilitam a gestão de viagens
Modernizar a gestão de viagens empresariais é um caminho natural para empresas que buscam mais controle, agilidade e menos retrabalho. Automatizar processos como solicitação, aprovação, pagamento e reembolso traz mais clareza para todos os envolvidos e reduz falhas operacionais.
Plataformas de gestão integrada
Contar com uma plataforma que centralize as etapas da viagem ajuda a organizar o fluxo de ponta a ponta. O Eva Conecta, por exemplo, permite criar formulários personalizados para solicitação de viagens, aprovações por área e envio de comprovantes: tudo conectado ao dashboard do RH ou financeiro.
Essa integração evita perda de informações, melhora o acompanhamento das etapas e libera tempo para decisões mais estratégicas.
Cartões corporativos e benefícios como aliados
Soluções como o Eva Despesas Corporativas dão mais autonomia ao colaborador e mais controle à empresa. Com ele, é possível configurar cartões pré-pagos com limites definidos, categorias de uso específicas e relatórios analíticos detalhados.
Já o Eva Reembolso agiliza o processo de ressarcimento: o colaborador envia os comprovantes via app, o responsável aprova e o valor vai direto para o Evacard: sem planilhas, papelada ou atrasos. O resultado é uma gestão mais fluida, transparente e conectada à realidade da empresa.
Leia também: Benefícios flexíveis: o que são, quais as vantagens e como oferecer
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