💡O cartão corporativo é uma ferramenta que facilita o pagamento de despesas dos colaboradores, como transporte, alimentação, materiais e viagens. Ele maximiza o controle de gastos, é seguro e ajuda na gestão das finanças com relatórios detalhados e outras funcionalidades. Saiba mais!💡
Controlar bem as despesas corporativas é uma necessidade para todo tipo de empresa, seja para arcar com gastos operacionais ou para proporcionar viagens de negócios, cursos, visitas a clientes e outras necessidades que o trabalho traz.
Ferramentas como o cartão corporativo tornam esse processo mais simples e seguro, permitindo que a empresa acompanhe cada gasto em tempo real e mantenha suas finanças organizadas.
O que significa um cartão corporativo?
Diferente de um cartão de crédito pessoal, o cartão corporativo é emitido em nome da empresa e utilizado por colaboradores para cobrir despesas relacionadas ao trabalho de maneira centralizada e auditável.
Muito usado para despesas cotidianas, como materiais de papelaria e serviços de impressão, o cartão corporativo também faz toda a diferença para representantes comerciais ou outros profissionais que se deslocam com alguma frequência em razão do trabalho.
💡Em viagens de negócios, o cartão cobre despesas com transporte, hospedagem e alimentação, evitando que os colaboradores utilizem seus próprios recursos e tenham que pedir reembolso posteriormente. 💡
Com um mesmo cartão, várias despesas podem ser pagas. Essa versatilidade faz do cartão corporativo uma solução prática e segura, tanto para dar autonomia aos colaboradores, quanto para analisar os gastos depois.
Vantagens do cartão corporativo para empresas
Os benefícios do cartão corporativo para empresas estão diretamente ligados à redução da burocracia e ao aumento da eficiência na gestão de despesas. Ao centralizar as despesas no cartão, a empresa tem um histórico de gastos detalhado e organizado, que facilita o controle financeiro e as auditorias.
Com um cartão corporativo, colaboradores autorizados podem realizar pagamentos de forma rápida e prática, sem precisar pedir adiantamento ou reembolso. O cartão corporativo pré-pago agiliza o dia a dia da empresa, acaba com as aprovações de última hora e simplifica a prestação de contas.
Na prática, além de perder menos tempo em contas e conferências – que podem ser muito desgastantes – também é possível visualizar padrões de gastos que alertam para ajustes na política da empresa.
Cartão corporativo para viagens
Imagine uma empresa de médio porte que realiza diversas viagens de negócios e eventos ao longo do ano. Sem um cartão corporativo, seus representantes precisam arcar com as despesas das viagens, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte, usando seus próprios meios: crédito, débito, Pix ou dinheiro.
Ao retornarem, esses colaboradores precisam preencher relatórios de despesas detalhados e apresentar recibos e notas fiscais para solicitar o reembolso. Esse processo pode ser demorado e trabalhoso, tanto para os colaboradores quanto para o departamento financeiro, que precisa validar cada gasto e efetuar os pagamentos.
Além da burocracia, a falta de um cartão corporativo gera desafios no controle financeiro. Como os gastos ocorrem em contas pessoais, é difícil para a empresa monitorar as despesas em tempo real e evitar gastos fora das políticas internas. Deu pra notar o quanto é vantajoso oferecer o cartão corporativo para viagens, né?
Leia também: Benefícios flexíveis: o que são, quais as vantagens e como oferecer
Como funciona o cartão corporativo?
Existem diferentes tipos de cartões corporativos e regras de uso, que variam conforme as necessidades e diretrizes de cada negócio.
Tipos de cartões corporativos
Os tipos de cartões corporativos mais comuns são o pré-pago e o de crédito.
O cartão corporativo pré-pago permite que a empresa carregue um valor específico para o colaborador utilizar, oferecendo um controle mais rígido e evitando gastos acima do valor previsto.
Já o cartão corporativo de crédito funciona de forma similar a um cartão de crédito comum, com um limite mensal que a empresa estabelece de acordo com o perfil e a necessidade do colaborador, proporcionando maior flexibilidade para despesas variáveis.
Como funciona o cartão corporativo para funcionários?
Quando utilizado por funcionários, o cartão corporativo segue as diretrizes estabelecidas pela empresa para garantir o melhor uso do recurso.
Normalmente, os colaboradores recebem o cartão para cobrir despesas específicas, como viagens de negócios, refeições ou compra de materiais. É a empresa que determina quanto pode ser gasto e em que tipo de estabelecimento ou compra.
Para pagar pelas despesas, basta utilizar o cartão normalmente: inserindo na máquina e digitando a senha. Os gastos são registrados automaticamente.
💡As soluções mais modernas oferecem extrato detalhado de compras e categorização automática de gastos, o que significa que não é necessário comprovar o gasto depois. 💡
O que se pode comprar com cartão corporativo?
Esse benefício é voltado para despesas relacionadas ao trabalho, como transporte, combustível, hospedagem, alimentação e material de escritório, por exemplo. Dependendo da política da empresa, o cartão pode ser usado também para assinaturas de software ou compras emergenciais.
O cartão empresarial também pode ser usado para pagar por cursos e certificações alinhados ao objetivo da organização. Algumas empresas também permitem que esse benefício cubra gastos com saúde, cultura e lazer, com opção de deixar o saldo livre para que o colaborador possa decidir como usar.
Qual é o limite de um cartão corporativo?
O limite de um cartão corporativo varia conforme as diretrizes de cada empresa e pode ser ajustado de acordo com o cargo do colaborador ou o tipo de despesas previstas.
Empresas costumam definir limites específicos, controlando quanto cada colaborador pode gastar e, assim, mantendo as despesas alinhadas ao orçamento.
A maioria dos cartões corporativos tem suas informações registradas em aplicativos, que o colaborador pode acessar e verificar qual o saldo, em tempo real.
Saiba mais: Quais benefícios oferecer para cada geração? Confira!
Como escolher o melhor modelo de cartão?
É importante avaliar as despesas mais comuns, a frequência com que os colaboradores precisam realizar pagamentos e o nível de controle desejado sobre os gastos.
Empresas com despesas mais previsíveis e de menor valor podem preferir um cartão pré-pago, que permite carregar um saldo específico, evitando surpresas e facilitando o controle. Já para empresas com despesas variadas e frequentes, um cartão de crédito corporativo com um limite adaptável pode oferecer mais flexibilidade.
Outro ponto a considerar é a necessidade de monitoramento das despesas. Muitos cartões corporativos vêm com ferramentas de gestão que permitem acompanhar os gastos em tempo real e gerar relatórios detalhados, o que facilita a prestação de contas e o planejamento financeiro.
Além disso, é fundamental verificar taxas e benefícios, como recompensas, seguros de viagem ou descontos em estabelecimentos parceiros, que podem agregar valor ao uso do cartão.
Processo de emissão de cartão corporativo
Emitir um cartão corporativo para os funcionários é um processo bastante direto, mas requer atenção às necessidades da empresa.
💡Ao escolher uma instituição financeira que ofereça o serviço, a empresa fornece detalhes como os limites de crédito, os perfis dos funcionários que terão o cartão e as regras de uso.💡
O processo pode incluir ajustes como limites individuais, categorias de despesas permitidas ou não e ferramentas de controle.
Com os cartões em mãos, os colaboradores podem começar a utilizá-los, enquanto a empresa mantém o controle dos gastos por meio de relatórios, garantindo uma gestão de despesas corporativas organizada e transparente.
Leia também: Como escolher o melhor cartão de benefícios para empresas?
Dicas para gerenciar o cartão corporativo de forma eficiente
Com as ferramentas certas e políticas bem definidas, é possível otimizar o uso do cartão e evitar surpresas financeiras. Aqui estão algumas dicas práticas para tornar o gerenciamento mais eficaz.
Limites de uso
Estabelecer limites claros de uso para os cartões corporativos é fundamental para evitar gastos excessivos. A empresa deve definir um limite individual para cada colaborador com base na função e nas necessidades de cada um:
- Precisa comprar materiais de trabalho?
- Se desloca com frequência para visitar clientes?
- Passa vários dias fora, em viagens?
Políticas de uso
Ter regras claras ajuda a evitar mal-entendidos e garante o uso responsável dos recursos da empresa. É preciso determinar quais tipos de despesas são permitidas e quais são proibidas, como compras pessoais ou entretenimento não relacionado ao trabalho.
As políticas também devem especificar a necessidade de apresentar recibos e relatórios de gastos regularmente. Todas essas informações devem estar à disposição da equipe.
Ferramentas de controle
Algumas instituições, como a Eva Benefícios, oferecem dashboards que permitem acompanhar as transações de forma instantânea. Essas ferramentas também podem gerar relatórios automáticos, que facilitam a análise dos gastos e proporcionam uma visão detalhada de onde o dinheiro está sendo investido.
Auditoria de despesas
Realizar auditorias regulares nas despesas corporativas garante a conformidade com as políticas internas e evitar abusos. Esse processo inclui revisar os relatórios de gastos e os comprovantes de cada transação feita com o cartão corporativo, verificando se estão dentro das diretrizes estabelecidas.
A auditoria pode ser feita de forma periódica ou contínua, dependendo do volume de transações, e ajuda a identificar possíveis inconsistências ou áreas onde os processos podem ser aprimorados, além de manter a transparência financeira da empresa.
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