Despesas fixas são aquelas que não variam com a produção, como aluguel; variáveis dependem do volume de atividades, como matéria-prima. Classificá-las ajuda a entender custos, planejar melhor e tomar decisões estratégicas para a saúde financeira da empresa. Saiba mais!
Sabe aquele frio na barriga ao olhar para as contas da empresa? Pode ser mais simples do que parece. Entender as diferenças entre despesas fixas e variáveis é como organizar um quebra-cabeça financeiro.
Quando cada peça está no lugar, o fluxo de caixa flui melhor, as previsões se tornam mais precisas e decisões estratégicas ganham força. Vamos descomplicar?

O que são despesas fixas e variáveis?
Saber identificar esses dois tipos de despesas é um dos primeiros passos para melhorar a saúde financeira da sua empresa (ou até mesmo das suas finanças pessoais).
💡Despesas fixas são aquelas contas que aparecem todo mês, na mesma data, com valores que não mudam (ou mudam bem pouco). São previsíveis e, na maioria das vezes, inevitáveis.
Despesas fixas: exemplos
- Aluguel do escritório ou loja;
- Seguros contra riscos diversos;
- Salários fixos do time;
- Taxas mensais de software e licenças.
💡As despesas variáveis, por outro lado, vão e vêm, dependendo do ritmo do seu negócio. Elas crescem quando as vendas aumentam e diminuem em períodos mais tranquilos.
Despesas variáveis: exemplos
- Matérias-primas para produzir seus produtos;
- Premiações de vendas;
- Presentes de natal para funcionários;
- Custos de transporte e entregas;
- Gastos extras com campanhas publicitárias.
E não pense que isso vale só para empresas: nas despesas fixas e variáveis pessoais, o aluguel seria fixo, enquanto uma viagem surpresa seria uma despesa variável.
Veja também: Despesas operacionais, não operacionais e pré-operacionais: o que são?
Diferenças entre despesas fixas e variáveis
Compreender as diferenças entre despesas fixas e variáveis é essencial para melhorar a gestão financeira e otimizar os custos da empresa.
Aqui estão os pontos-chave que distinguem esses dois tipos de despesas:
Previsibilidade
As despesas fixas têm valores constantes e fáceis de prever, como o aluguel do escritório. Já as despesas variáveis mudam conforme o volume de produção ou vendas, como o custo com embalagens.
Dependência das operações
Despesas fixas acontecem independentemente do nível de atividade da empresa, enquanto as variáveis estão diretamente ligadas à operação — quanto mais você produz ou vende, maior será o custo variável.
Flexibilidade
As fixas são mais difíceis de ajustar a curto prazo, pois representam compromissos recorrentes. Por outro lado, as despesas variáveis podem ser reduzidas ou ampliadas conforme a necessidade.
Impacto no orçamento
Despesas fixas tornam o orçamento empresarial mais previsível, enquanto as variáveis trazem desafios, já que os valores podem oscilar de forma significativa dependendo das demandas.
Proporcionalidade com a receita
As despesas fixas não acompanham o aumento de vendas, enquanto as variáveis crescem proporcionalmente, como comissões ou gastos com insumos.
Veja um exemplo prático: enquanto o aluguel do escritório continua o mesmo, mesmo com queda nas vendas, o custo com comissões ou matérias-primas acompanha diretamente o volume de negócios.
Plano de contas para despesas fixas e variáveis
Pense no plano de contas como uma lista organizada de todas as receitas e despesas da empresa. Ele ajuda a categorizar e monitorar cada real que entra ou sai, sendo um guia essencial para a contabilidade de custos e o planejamento financeiro.
Classificação de despesas fixas no plano de contas
Coloque aqui tudo o que é previsível e recorrente. Exemplos:
- Aluguel e condomínio;
- Salários e benefícios corporativos;
- Licenças de softwares indispensáveis.
Classificação de despesas variáveis no plano de contas
Aqui entram os gastos que mudam conforme o movimento da empresa. Exemplos:
- Compra de materiais de estoque;
- Fretes para entregas de produtos;
- Campanhas de marketing.
💡Um bom plano de contas para as despesas fixas e variáveis ajuda a enxergar onde cortar custos sem comprometer a operação.💡
Saiba mais: Relatório de Despesas Corporativas: o que é?
Qual a importância de classificar despesas fixas e variáveis?
A classificação de despesas fixas e variáveis é a base para uma gestão financeira bem-sucedida.
Com uma boa gestão de despesas fixas, é possível ter mais estabilidade e planejamento com o orçamento da organização.
Já as despesas variáveis são como indicadores de desempenho da equipe (nos casos de premiações corporativas e requerem mais flexibilidade organizacional.
Além disso, a categorização detalhada auxilia na elaboração de orçamentos mais assertivos.
Saber quais custos permanecem estáveis e quais variam ajuda a prever cenários financeiros, como períodos de alta ou baixa demanda, permitindo um planejamento financeiro mais seguro.
Por exemplo, ao perceber um aumento nas despesas variáveis, a empresa pode renegociar contratos ou otimizar processos para reduzir impactos no fluxo de caixa.
Essa abordagem organizada não apenas fortalece o controle financeiro, mas também apoia decisões que contribuem para o crescimento sustentável.
Como usar as informações obtidas para melhorar a gestão?
Entender suas despesas fixas e variáveis é só o começo. Para transformar essas informações em resultados concretos, é necessário adotar ferramentas e estratégias que facilitem o controle, otimizem os custos e garantam eficiência financeira.
Ferramentas para acompanhamento de despesas fixas e variáveis
Uma das maneiras mais práticas de acompanhar seus gastos é com o Cartão Eva para Controle de Gastos. Ele é um cartão corporativo pré-pago, com bandeira Visa, que oferece total flexibilidade para gerenciar despesas fixas e variáveis.

Por ser recarregável, sua empresa pode alocar valores específicos para diferentes categorias de despesas, mantendo o controle das finanças.
Já a ferramenta de reembolso da Eva facilita o acompanhamento de despesas variáveis inesperadas. Com poucos cliques no aplicativo, os colaboradores podem solicitar reembolsos de forma simples, e as aprovações ocorrem rapidamente na plataforma.
Com essas ferramentas, sua empresa pode adotar estratégias mais inteligentes para equilibrar os gastos. Por exemplo:
- Alocar limites de gastos no cartão para controlar despesas variáveis.
- Analisar os relatórios gerados pela plataforma para identificar onde cortar custos ou redirecionar recursos.
- Utilizar os dados de reembolso para entender padrões de gastos e tomar decisões mais assertivas.
Leia também: Como fazer reembolso de despesas dos funcionários? Confira!
Revisão periódica dos gastos para otimizar resultados
A revisão constante das despesas fixas e variáveis é indispensável. Ferramentas como o cartão corporativo e a calculadora de reembolso da Eva tornam essa análise muito mais fácil, permitindo ajustes regulares para otimizar os resultados financeiros.
Com a Eva Benefícios, sua empresa tem acesso a soluções completas para melhorar a gestão de despesas. Otimize seus custos, ganhe eficiência e tenha mais controle financeiro com nossas ferramentas exclusivas.
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