Pagar VA, VR e VT em dinheiro pode até parecer um caminho mais simples no dia a dia do RH, mas essa escolha costuma vir acompanhada de riscos que nem sempre ficam tão claros no início.
Sabe aquela ideia de “resolver rápido” com um depósito direto? Então, é aí que mora o problema. Ao fazer isso, os benefícios podem perder a característica correta e acabar sendo tratados como salário, o que abre espaço para encargos, multas e dores de cabeça lá na frente.
A legislação não trouxe essas regras por acaso. Existe um cuidado em garantir que cada benefício cumpra o seu papel, seja na alimentação ou no deslocamento do colaborador.
Quando isso sai do controle, o que era para ser um apoio vira um risco jurídico desnecessário para a empresa.
Se você já se perguntou se dá para flexibilizar isso ou se está fazendo tudo certo, fica tranquilo! Nesse texto, a gente te explica o que diz a lei, onde estão os principais riscos e como organizar tudo de um jeito mais seguro e simples para o RH. Dá uma olhada!
Por que a lei proíbe o pagamento de benefícios em dinheiro?
Pode parecer só uma formalidade, mas essa regra tem um motivo bem claro.
VA, VR e VT não são parte do salário. Eles existem para cobrir necessidades específicas do colaborador, como alimentação e deslocamento. Por isso, são classificados como verbas indenizatórias.
Quando a empresa paga esses valores em dinheiro, perde o controle sobre o uso e, aos olhos da lei, esse saldo pode deixar de ser “benefício” e virar salário. E aí começam os problemas.
Isso significa que aquele valor passa a ter incidência de encargos como INSS, FGTS e ainda entra no cálculo de férias e 13º. Ou seja, o que parecia simples pode sair bem mais caro depois.
Além disso, a regra também protege o próprio colaborador, garantindo que o valor seja realmente usado para o que foi pensado.
Regras para o Vale-Alimentação (VA) e Vale-Refeição (VR)
Aqui é onde a legislação ficou mais rigorosa nos últimos anos.
Com a atualização do PAT e novas leis, ficou ainda mais claro que o auxílio-alimentação precisa ser usado exclusivamente para alimentação, sem desvio de finalidade.
O que mudou com o PAT e a legislação recente?
A Lei 14.442/2022 reforçou que esses benefícios não podem ser pagos em dinheiro e devem ser utilizados apenas para refeições ou compra de alimentos. A partir da Lei, esses benefícios passaram a funcionar com um “arranjo fechado” – isto é, ficam bloqueados de serem utilizados fora de estabelecimentos que têm atividade relacionada à alimentação.
Já o Decreto 10.854/2021 trouxe regras mais detalhadas sobre como esse benefício deve ser operacionalizado, incluindo o uso de empresas facilitadoras registradas.
No dia a dia, isso significa que transferir o valor direto para a conta do colaborador não é uma opção segura.
Além de perder o controle do uso, a empresa também pode perder incentivos fiscais importantes.
Existem exceções?
Sim, mas são bem específicas. Em situações como viagens a trabalho ou falhas técnicas que impeçam o uso do cartão, o pagamento pode acontecer de outra forma, desde que seja algo pontual e bem documentado.
Se vira rotina, deixa de ser exceção e passa a ser risco.
Regras para o Vale-Transporte (VT)
O vale-transporte segue uma lógica parecida, mas tem uma lei própria.
A Lei 7.418/1985 determina que o benefício deve ser usado exclusivamente para o deslocamento entre casa e trabalho.
E sim, aqui também existe uma regra importante: o vale-transporte não deve ser pago em dinheiro.
Quando isso acontece, o valor pode ser considerado salário, com todos os encargos que vêm junto.
Agora pensa nesse cenário: a empresa paga o VT em dinheiro por anos. Na rescisão, o colaborador pede a integração desse valor ao salário. O resultado? Um custo bem maior do que o esperado.
E as convenções coletivas?
Esse é um ponto que muita gente esquece. Dependendo da categoria, a Convenção Coletiva pode trazer regras específicas, inclusive permitindo o pagamento em dinheiro em alguns casos.
Mas atenção: isso precisa estar muito claro no documento. Sem essa previsão, o risco continua existindo.
Quais são as multas e riscos legais para a empresa?
Ignorar essas regras pode sair caro, e não é só modo de falar.
Empresas que pagam benefícios em dinheiro podem enfrentar:
- Multas que variam de R$ 5 mil a R$ 50 mil;
- Perda dos benefícios fiscais do PAT;
- Cobrança retroativa de encargos;
- Processos trabalhistas com reflexos em férias, 13º e FGTS.
E aqui vai um exemplo bem comum no RH:
Imagine uma empresa que pagou VA em dinheiro por dois anos. Em uma ação trabalhista, esse valor pode ser considerado salário. Resultado? Recalcular tudo: férias, 13º, aviso prévio… e a conta cresce rápido.
Home office e benefícios: como fica essa relação?
Essa é uma das dúvidas mais comuns hoje. Se o colaborador está 100% em home office,o vale-transporte não é necessário, já que não existe deslocamento.
Agora, em modelos híbridos, ele continua valendo nos dias presenciais.
Já o VA e o VR dependem do que está definido pela empresa ou pela convenção coletiva. Mas uma coisa não muda: não podem ser pagos em dinheiro.
Mesmo no trabalho remoto, as regras continuam as mesmas.
Benefícios flexíveis: uma forma mais simples de fazer tudo certo
Se você trabalha com RH, já percebeu que gerir benefícios pode virar um quebra-cabeça, e é nesse ponto que entram os benefícios flexíveis.
Com soluções como o cartão multibenefícios da Eva, tem como centralizar tudo em um só lugar, manter a empresa dentro da lei e ainda dar mais liberdade para o colaborador.
Em vez de vários processos e controles separados, o RH ganha uma gestão mais simples e organizada.
E o colaborador? Mais autonomia para usar o benefício de um jeito que realmente faça sentido no dia a dia.
Garantir que os benefícios estejam dentro da lei evita dor de cabeça, protege o caixa da empresa e ainda melhora a experiência do colaborador.
Se a ideia é organizar tudo isso sem complicação, conheça as soluções da Eva e veja como podemos te ajudar a transformar a gestão de benefícios em algo mais simples, seguro e eficiente.
Perguntas Frequentes
Posso depositar VA ou VR via Pix?
Não. O Pix é considerado pagamento em dinheiro e descaracteriza o benefício, transformando-o em salário. De acordo com as regras do PAT, que valem para qualquer empresa que ofereça os benefícios, o pagamento só pode ser feito via arranjo fechado.
Se o colaborador pedir VT em dinheiro, a empresa pode aceitar?
A resposta é não. Mesmo com o pedido, a responsabilidade continua sendo da empresa, que pode sofrer penalidades. Quando o VT é depositado em dinheiro, ele caracteriza-se como salário e gera encargos à empresa.
Como funciona o VA e VR com a Eva?
A Eva oferece um cartão multibenefícios que garante o uso correto dos saldos, mantendo tudo dentro da legislação e simplificando a gestão do RH. Benefícios flexíveis mantêm um saldo separado do VA e VR, que são usados exclusivamente para alimentação. E se passa Visa no estabelecimento, passa Eva!
