Ouvidoria interna: o que é, quais os benefícios e como implementar?

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Capa rosa claro e rosa choque com o título "ouvidoria interna".

Ouvir seus colaboradores é a melhor forma de manter um ambiente saudável e alinhando dentro de espaços corporativos. Entender as dores, mapear melhorias e controlar possíveis crises: a ouvidoria interna é o melhor sistema para manter expectativas alinhadas, além de melhorar a comunicação interna e o desenvolvimento individual e coletivo.   

Integrar efetivamente uma ouvidoria interna à estrutura organizacional não apenas atende às necessidades dos colaboradores, mas também contribui para o sucesso e a sustentabilidade na sua empresa.

Desde março de 2023, segundo a Lei 14.457/22, empresas que possuem mais de 20 funcionários precisam ter um canal de denúncias anônimas. Mas você sabe o que é e como fazer uma ouvidoria interna? Nesse texto vamos te ajudar e entender um pouco mais sobre o assunto. 

O que é ouvidoria interna?

A ouvidoria interna é um canal de comunicação estratégico em uma organização, dedicado a receber, analisar e responder às demandas, sugestões, reclamações e elogios dos colaboradores.

Ela desempenha um papel crucial na promoção da transparência, comunicação efetiva e melhoria contínua dentro da empresa. Ao oferecer um ambiente seguro para os funcionários expressarem suas preocupações, a ouvidoria interna contribui para um clima organizacional saudável e para a resolução proativa de questões internas

Portanto, essa abordagem fortalece a cultura organizacional, demonstrando o compromisso da empresa com a escuta ativa e o aprimoramento constante.

Qual a importância da ouvidoria interna?

A ouvidoria interna possui um papel fundamental no ambiente corporativo, oferecendo diversos benefícios que contribuem para o desenvolvimento e aprimoramento contínuo de uma organização, como:

Melhoria do clima organizacional

Ao proporcionar um canal para os colaboradores expressarem suas opiniões, preocupações e sugestões, a ouvidoria interna promove um ambiente de trabalho mais saudável e inclusivo onde os colaboradores percebem que podem ser ouvidor. 

Resolução proativa de conflitos

A identificação precoce de problemas internos permite que a empresa resolva conflitos de maneira proativa, evitando que se tornem questões mais sérias ou prejudiciais. 

Transparência

A existência de uma ouvidoria interna reforça a cultura de transparência na empresa, demonstrando comprometimento com a honestidade e abertura na gestão, criando uma proximidade entre gestores e colaboradores. 

Identificação de melhorias

As sugestões e feedbacks dos funcionários recebidos pela ouvidoria interna oferecem percepções valiosas para identificar áreas que podem ser aprimoradas, resultando em processos mais eficientes e eficazes, como podemos ver no vídeo abaixo:

Engajamento dos colaboradores

A possibilidade de expressar opiniões e contribuir para o desenvolvimento da empresa aumenta o engajamento dos colaboradores, fazendo deles os protagonistas da construção dos valores. 

Cultura de aprendizagem

A ouvidoria interna estimula uma mentalidade de aprendizado constante, onde a empresa busca evoluir constantemente com base nos insights e experiências compartilhados pelos colaboradores.

Atendimento às normativas e regulamentações

Em muitos setores, a existência de uma ouvidoria interna é requisito normativo. Cumprir essas regulamentações não apenas fortalece a conformidade, mas também promove uma cultura de responsabilidade corporativa.

Construção de reputação

Empresas que valorizam a comunicação interna e a resolução ética de problemas desfrutam geralmente de uma melhor reputação, tanto entre os funcionários quanto no mercado externo.

Quais as vantagens da ouvidoria interna?

A ouvidoria interna oferece uma série de vantagens estratégicas para as organizações. Em primeiro lugar, ao proporcionar um canal dedicado para que os colaboradores expressem suas preocupações e sugestões, contribuindo significativamente para a melhoria do clima organizacional

Além disso, ao identificar e abordar questões internas de maneira precoce, evita-se que pequenos problemas se transformem em obstáculos significativos. Isso não apenas fortalece as relações interpessoais, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.

Outra vantagem notável consiste na capacidade da ouvidoria interna em identificar oportunidades de melhoria e, com isso, ao coletar feedbacks e sugestões dos colaboradores, a empresa obtém percepções valiosas para aprimorar processos internos, promovendo eficiência e inovação. 

Como deve funcionar uma ouvidoria?

O funcionamento eficaz de uma ouvidoria demanda uma estrutura bem definida e processos que promovam a transparência e a resolução eficiente de questões. Em primeiro lugar, é crucial que a ouvidoria seja acessível e de fácil alcance para os colaboradores, seja por meio de canais digitais, presenciais ou telefônicos.

A confidencialidade e imparcialidade devem ser garantidas, assegurando que os relatos sejam tratados de maneira ética e justa.

Uma abordagem sistemática na triagem e análise das demandas é essencial. Isso envolve o registro preciso de todas as informações relevantes, a categorização adequada dos casos e a definição de prazos claros para resolução. 

Além disso, a ouvidoria deve atuar como um agente de mudança proativo, não apenas resolvendo problemas, mas também identificando padrões e tendências para sugerir melhorias contínuas nos processos organizacionais. 

Homem segurando o formulário de ouvidoria interna de sua empresa.

Como implementar a ouvidoria interna? 

Implementar uma Ouvidoria Interna de maneira eficaz requer um planejamento cuidadoso e a execução de diversas etapas que demanda: 

Diagnóstico e planejamento

Realize uma avaliação interna para entender as necessidades e expectativas dos colaboradores e estabeleça os objetivos da Ouvidoria, definindo claramente sua missão e escopo de atuação.

Comunicação interna

Informe a todos os colaboradores sobre a criação da ouvidoria e seus objetivos.

Desenvolvimento de procedimentos

Crie procedimentos claros para o registro, análise e encaminhamento das demandas recebidas e estabeleça prazos para resolução e comunique-os de forma transparente.

Avaliação contínua

Estabeleça mecanismos de feedback para avaliar a eficácia da ouvidoria e realize análises periódicas para identificar tendências e oportunidades de melhoria.

Definição de canais e recursos

Escolha os canais de comunicação para a ouvidoria, como e-mails, formulários online, linhas telefônicas dedicadas, ou plataformas específicas e garanta que a equipe da ouvidoria tenha os recursos necessários e de fácil acesso. 

Simplifique a ouvidoria da sua empresa com o Eva Conecta

Pensando em facilitar a comunicação e unir diversos benefícios em um só lugar, o Eva Conecta transforma a comunicação corporativa em práticas simples que poupam o tempo do seu RH e abre espaço para a construção de proximidade entre seus colaboradores. 

Com a criação de formulário que chegam direto no app do colaborador, é possível criar uma ouvidoria interna facilitada. Afinal, estamos em pleno século XXI e as caixinhas de críticas e sugestões não estão mais em alta. 

Além de ajudar na implementação e melhoria da ouvidoria interna, o Eva Conecta também serve para avaliações de desempenho, troca de feedbacks, pesquisa internas e muito mais. 

E você? Tá esperando o que para revolucionar a gestão dos seus processos com a Eva? Preencha o formulário abaixo e fale com nossos especialistas.

Texto por: Bianca Furquini

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