O custo do vale-alimentação para empresas é calculado multiplicando o número de colaboradores pelo valor mensal do benefício por pessoa. Para chegar ao custo efetivo, considere também as condições contratuais, os descontos aplicáveis e os possíveis incentivos fiscais.
Sabe aquela conta que parece simples, mas começa a ganhar detalhes quando chega a hora de fechar o orçamento? O vale-alimentação e o vale-refeição são assim.
Você define quanto cada colaborador vai receber, multiplica pelo número de pessoas e encontra o custo inicial.
Só que, para saber quanto essa despesa vai representar de verdade para a empresa, tem mais algumas coisas que vale colocar na ponta do lápis.
A primeira é entender que o valor depositado nos cartões não conta a história inteira. As condições contratadas com a fornecedora, a participação dos colaboradores, quando permitida, e os possíveis incentivos fiscais também podem entrar nessa conta.
Cada coisa tem sua regra, então é melhor separar tudo direitinho desde o começo.
Vamos fazer isso juntos? Neste artigo, você vai ver como calcular o custo do VA e do VR, entender o que a legislação determina e descobrir o que observar para organizar o orçamento sem complicação.
O que é o vale-alimentação e o vale-refeição?
Antes de fazer as contas, vale entender a diferença entre esses dois benefícios. Os dois ajudam o colaborador a custear a alimentação, mas têm finalidades distintas.
Saber disso é importante para definir a política de benefícios da empresa e orientar a equipe sobre a utilização dos valores.
O vale-alimentação (VA) é destinado à compra de gêneros alimentícios, como frutas, verduras, carnes e outros produtos para consumo doméstico.
Já o vale-refeição (VR) é voltado ao pagamento de refeições prontas, como almoço e jantar em restaurantes e estabelecimentos compatíveis com essa modalidade.
Na prática, você pode oferecer os dois benefícios para atender a necessidades diferentes da rotina dos colaboradores.
Veja as principais diferenças:
| Característica | Vale-alimentação (VA) | Vale-refeição (VR) |
| Finalidade | Compra de gêneros alimentícios | Pagamento de refeições prontas |
| Uso habitual | Supermercados, mercearias e estabelecimentos compatíveis | Restaurantes e estabelecimentos de refeições |
| O que considerar na gestão | Perfil de consumo e valor concedido | Rotina de trabalho e despesas com refeições |
Como oferecer vale-alimentação e vale-refeição na empresa?
Se você está pensando em oferecer VA e VR, comece definindo quanto a empresa pode investir e quais condições serão aplicadas aos colaboradores.
Também é importante conferir se há alguma exigência prevista em convenção coletiva ou acordo coletivo da categoria.
Essa verificação evita que uma decisão sobre benefícios acabe deixando passar uma obrigação já existente.
Com a política definida, chega a hora de escolher uma fornecedora. Compare as condições comerciais, os recursos disponíveis para o RH, as modalidades de utilização e a facilidade para realizar recargas e acompanhar os saldos.
Uma solução que reúne diferentes categorias de benefícios pode simplificar a rotina, especialmente quando a equipe precisa administrar mais de um tipo de crédito.
Antes de contratar, confira estes quatro pontos:
- Orçamento: quanto a empresa pode destinar mensalmente aos benefícios;
- Regras aplicáveis: se há exigências em acordos ou convenções coletivas;
- Condições comerciais: quais tarifas, taxas e serviços estão previstos no contrato;
- Gestão: como serão feitos os cadastros, as recargas e o acompanhamento dos benefícios.
Na Eva, você pode conhecer uma solução que reúne diferentes categorias de benefícios em um único cartão.
Antes de contratar, confira as modalidades disponíveis e as condições comerciais vigentes para avaliar se a solução atende às necessidades da sua empresa.
O vale-alimentação e o vale-refeição são obrigatórios?
De modo geral, a CLT não obriga todas as empresas a conceder vale-alimentação ou vale-refeição.
Mas atenção: o benefício pode se tornar obrigatório quando há previsão em acordo ou convenção coletiva ou em outras condições aplicáveis à relação de trabalho.
Por isso, antes de decidir se vai oferecer o benefício ou alterar os valores, confira os instrumentos coletivos da categoria e os compromissos já assumidos pela empresa.
Se ficar alguma dúvida sobre a obrigação ou a forma de concessão, vale conversar com a contabilidade ou com o departamento jurídico.
Mesmo quando a concessão é opcional, o VA e o VR podem fazer parte da estratégia de benefícios da empresa.
Nesse caso, a decisão deve considerar tanto o orçamento quanto as necessidades dos colaboradores e os objetivos da política de remuneração.
Quais são as vantagens de oferecer vale-alimentação e vale-refeição?
Quando a gente conversa sobre o custo de um benefício, é fácil olhar só para o dinheiro que sai do caixa.
Mas vale considerar também o que a empresa pretende oferecer aos colaboradores e como esse benefício se encaixa na rotina de trabalho.
O VA e o VR ajudam a custear a alimentação e podem tornar o pacote de benefícios mais alinhado às necessidades da equipe.
Isso também pode contribuir para a percepção de cuidado da empresa com os colaboradores, embora os resultados dependam de vários fatores, como a política adotada, os valores concedidos e as condições de trabalho.
Outro ponto é a organização administrativa. Dependendo da solução contratada, centralizar os benefícios pode facilitar as recargas e o acompanhamento dos saldos, além de reduzir o trabalho com controles separados.
Para o RH, isso significa ter mais clareza sobre os processos e as despesas relacionadas aos benefícios.
Qual é o custo do vale-alimentação para as empresas?
Vamos à conta principal. Para calcular o custo bruto mensal do vale-alimentação, você precisa multiplicar o valor concedido por pessoa pelo número de colaboradores que recebem o benefício. O mesmo raciocínio vale para o vale-refeição.
Imagine uma empresa com 100 colaboradores que oferece R$ 400 mensais de VA para cada um.
O custo bruto mensal será de R$ 40 mil. Mantendo o mesmo valor durante 12 meses, a despesa bruta anual chegará a R$ 480 mil.
| Componente | Cálculo | Valor |
| Benefício por colaborador | Valor mensal definido pela empresa | R$ 400,00 |
| Custo bruto mensal | 100 × R$ 400 | R$ 40.000,00 |
| Custo bruto anual | R$ 40.000 × 12 | R$ 480.000,00 |
Pronto: você já tem uma estimativa inicial para o orçamento. Mas ainda não é necessariamente o custo final da operação.
Para chegar a esse valor, confira as condições contratuais da fornecedora, as tarifas previstas e a existência de participação do trabalhador, quando aplicável. Eventuais incentivos fiscais também precisam ser analisados separadamente.
Exemplo de cálculo do custo mensal e anual
Vamos mudar um pouquinho o exemplo para considerar os dois benefícios. Imagine que sua empresa ofereça R$ 400 de VA e R$ 300 de VR para cada um dos 100 colaboradores. Nesse caso, cada pessoa recebe R$ 700 por mês, somando as duas categorias.
A fórmula é simples:
Custo mensal bruto = número de colaboradores × valor mensal por pessoa.
Aplicando os valores do exemplo, temos:
- Custo bruto mensal de VA: 100 × R$ 400 = R$ 40.000.
- Custo bruto mensal de VR: 100 × R$ 300 = R$ 30.000.
- Custo bruto mensal total: R$ 40.000 + R$ 30.000 = R$ 70.000.
- Custo bruto anual: R$ 70.000 × 12 = R$ 840.000.
Esse total considera apenas os valores dos benefícios, sem tarifas, descontos ou efeitos tributários.
Se o número de colaboradores mudar ou se a empresa conceder valores diferentes para cada grupo, basta ajustar as variáveis para refazer a conta.
Uma dica para facilitar o planejamento é manter uma planilha com o número de beneficiários, os valores de VA e VR por pessoa, o custo mensal e o custo anual.
Você também pode registrar separadamente as despesas contratuais e as possíveis participações dos trabalhadores. Assim, fica mais fácil comparar cenários sem misturar valores de naturezas diferentes.
Quais são os incentivos fiscais do PAT?
O Programa de Alimentação do Trabalhador pode oferecer incentivo fiscal às empresas que atendem aos requisitos legais.
Mas aqui é importante separar as coisas: estar inscrita no PAT não significa que toda empresa terá automaticamente uma economia tributária, e o benefício fiscal não deve ser calculado simplesmente aplicando um percentual ao total gasto com VA e VR.
Para empresas tributadas pelo lucro real, a legislação prevê condições específicas para a dedução relacionada ao PAT, sujeitas a limites e requisitos próprios.
A apuração precisa considerar a situação tributária da empresa e as regras vigentes, por isso não é seguro estimar a economia usando apenas o valor anual dos benefícios.
Por exemplo, se a empresa gastar R$ 480 mil por ano com alimentação, isso não significa que poderá deduzir R$ 19.200 do imposto apenas por calcular 4% desse gasto.
O percentual e os limites aplicáveis ao incentivo não funcionam como uma dedução automática de 4% da despesa com benefícios.
Antes de incluir qualquer economia fiscal no orçamento, confirme o enquadramento da empresa e a forma de apuração com a contabilidade.
O que mudou nas regras do vale-alimentação e do vale-refeição em 2026?
Se você está revendo o contrato da fornecedora ou planejando o orçamento para 2026, vale conhecer o Decreto nº 12.712/2025.
A norma atualizou a regulamentação do PAT e estabeleceu parâmetros para a operação do vale-alimentação e do vale-refeição.
As regras operacionais previstas no decreto também alcançam empresas que concedem esses benefícios fora do PAT, conforme o âmbito de cada disposição.
Entre as mudanças estão limites para taxas cobradas dos estabelecimentos comerciais, prazo para liquidação financeira das transações e medidas relacionadas à interoperabilidade dos arranjos de pagamento.
O decreto também trata das condições comerciais entre os participantes da operação e da utilização dos recursos exclusivamente para a finalidade alimentar.
O que isso muda no seu planejamento? A norma não determina quanto a empresa deve conceder de VA ou VR por colaborador.
O valor do benefício continua dependendo da política da empresa e das obrigações aplicáveis.
As mudanças regulatórias dizem respeito principalmente às condições de funcionamento do mercado, então vale conferir se o contrato da sua fornecedora precisa ser ajustado e quais prazos se aplicam à operação.
Como calcular o custo do vale-alimentação na folha de pagamento?
Até aqui, calculamos o valor bruto dos benefícios. Na folha de pagamento, porém, é importante identificar separadamente o que a empresa concede, se existe participação financeira do colaborador e como cada valor deve ser registrado.
Essa organização ajuda a manter os cálculos consistentes e evita confundir o benefício disponibilizado com o custo efetivamente suportado pela empresa.
Vamos retomar o exemplo de um colaborador que recebe R$ 400 de VA por mês. Esse é o valor bruto do benefício.
Para entender o custo final da empresa, é preciso verificar se há participação do trabalhador, quais condições regulam essa participação e se existem outras despesas relacionadas à operação.
Veja o que merece atenção em cada etapa:
| Item | O que verificar |
| Valor bruto do benefício | Quanto a empresa concede por colaborador |
| Participação do trabalhador | Se é permitida e quais limites se aplicam |
| Custos contratuais | Tarifas e outras despesas previstas na contratação |
| Tratamento trabalhista e tributário | Regras aplicáveis à forma de concessão |
| Incentivos fiscais | Elegibilidade da empresa e requisitos legais |
Esses itens não devem ser somados ou subtraídos automaticamente. Cada um tem um tratamento próprio, e o custo final depende das condições da operação. Por isso, mantenha os registros organizados e confirme o procedimento com a contabilidade.
Como definir o valor do vale-alimentação e do vale-refeição?
O valor dos benefícios pode ser definido de acordo com a política da empresa, desde que sejam respeitadas as obrigações legais e coletivas aplicáveis.
Na hora de decidir, considere o orçamento disponível, as necessidades dos colaboradores e as condições previstas em acordos ou convenções coletivas.
Imagine que você estabeleça um VA de R$ 400 para um colaborador que recebe salário de R$ 2.000.
Nesse exemplo, o benefício corresponde a 20% do salário, mas isso não significa que a legislação estabeleça esse percentual como limite geral para o vale-alimentação concedido por cartão.
O artigo 458, § 3º, da CLT trata de alimentação fornecida como salário-utilidade e não deve ser interpretado isoladamente como um teto geral para o VA ou o VR.
Por isso, não use o percentual de 20% do salário como uma regra automática para definir o valor do benefício.
Como funciona o desconto do funcionário?
A participação financeira do colaborador depende das regras aplicáveis à concessão do benefício.
No PAT, a participação do trabalhador no custeio está limitada a 20% do custo direto dos benefícios, conforme as condições previstas no programa. Esse limite não corresponde a 20% do salário do colaborador.
Para entender a diferença, pense em um benefício cujo custo direto seja de R$ 400. Uma participação de R$ 80 corresponderia a 20% desse custo.
Mas esse é apenas um exemplo matemático, não uma determinação de que a empresa deva descontar esse valor.
A possibilidade de participação e a forma de cálculo precisam respeitar as condições legais aplicáveis ao caso.
Antes de lançar qualquer desconto, confira:
- Se a participação do trabalhador é permitida no modelo adotado;
- Qual é a base de cálculo aplicável;
- Se o percentual respeita as regras pertinentes ao PAT, quando aplicáveis;
- Como o valor deve ser registrado na folha.
Assim, você evita aplicar um percentual sem verificar se ele corresponde à situação concreta.
LEIA MAIS | MTE reforça regras sobre o PAT: O que muda?
Como registrar o benefício na folha de pagamento?
O registro do VA e do VR precisa refletir corretamente os valores concedidos e eventuais participações do trabalhador, quando houver.
O tratamento na folha e na contabilidade depende da forma de concessão e das regras aplicáveis, então é importante manter o procedimento alinhado com a contabilidade e com o departamento responsável pela administração de pessoal.
Na prática, organize os registros para identificar os valores concedidos, os descontos válidos e as informações necessárias ao fechamento da folha.
Se a empresa oferece mais de uma categoria de benefício, manter esses dados separados também facilita a conferência das despesas e o acompanhamento do orçamento.
Uma solução de gestão pode ajudar a organizar as recargas e acompanhar os benefícios, de acordo com os recursos contratados.
Na Eva, você pode conhecer as opções disponíveis para centralizar a administração dos benefícios da sua empresa.
Como reduzir o custo do vale-alimentação para as empresas?
Depois de fazer as contas, vem a pergunta que todo gestor gosta de responder: onde dá para organizar melhor os gastos?
O primeiro passo é conferir as condições comerciais da fornecedora e entender quais tarifas estão previstas no contrato. Compare os custos de forma transparente, sem olhar apenas para uma taxa isolada.
Também vale observar o tempo que a equipe de RH dedica à administração dos benefícios.
Quando as recargas, os cadastros e os controles ficam espalhados por diferentes processos, a rotina pode se tornar mais trabalhosa.
Uma solução que centraliza essas tarefas pode ajudar a simplificar a operação, desde que os recursos disponíveis atendam às necessidades da empresa.
Na hora de comparar fornecedores, use estes critérios:
| Critério | O que comparar |
| Preço | Taxas e condições comerciais do contrato |
| Operação | Facilidade para fazer recargas e acompanhar saldos |
| Gestão | Recursos disponíveis para o RH e centralização dos benefícios |
| Atendimento | Canais de suporte e condições de atendimento |
| Adequação | Categorias oferecidas e regras de utilização |
No fim das contas, não adianta olhar só para a taxa mais baixa. O importante é entender o que está incluído no serviço e se a solução atende à rotina da sua empresa.
Outro cuidado é não contar com incentivos fiscais antes de confirmar se a empresa atende aos requisitos legais. O mesmo vale para descontos ou condições comerciais anunciadas por fornecedores: verifique o que está previsto no contrato e se a oferta está de acordo com as regras vigentes.
Na Eva, você pode conhecer uma solução que reúne diferentes categorias de benefícios em um único cartão e avaliar como ela se encaixa na rotina da sua empresa. O melhor caminho é comparar as funcionalidades e as condições comerciais disponíveis com o que sua equipe realmente precisa.
Quer simplificar a gestão dos benefícios da sua empresa? Entre em contato com a Eva e conheça as soluções disponíveis para administrar VA, VR e outras categorias de benefícios.
Perguntas frequentes sobre o custo do vale-alimentação para empresas
Qual é o valor mínimo do vale-alimentação por lei?
Não existe um valor mínimo nacional geral de vale-alimentação definido pela CLT para todas as empresas. O valor pode depender da política interna e de obrigações previstas em acordos ou convenções coletivas aplicáveis à categoria profissional.
A empresa pode descontar o vale-alimentação do salário?
A possibilidade de participação financeira do trabalhador depende das regras aplicáveis ao benefício. No PAT, a participação está limitada a 20% do custo direto dos benefícios, e não a 20% do salário. Antes de realizar o desconto, confirme as condições legais e os procedimentos da folha.
Como calcular o custo do VA e do VR por funcionário?
Multiplique o valor mensal de cada benefício pelo número de colaboradores que o recebem. Se 100 pessoas recebem R$ 400 de VA por mês, por exemplo, o custo bruto mensal será de R$ 40 mil, ou R$ 480 mil em 12 meses. Esse cálculo não inclui outras despesas, descontos ou possíveis efeitos tributários.
Toda empresa pode deduzir o vale-alimentação do Imposto de Renda?
Não. O incentivo fiscal relacionado ao PAT depende do enquadramento tributário e do cumprimento dos requisitos legais. Empresas que atendem às condições previstas podem ter direito a benefícios fiscais, mas a possibilidade e os limites da dedução devem ser confirmados com a contabilidade.
O que mudou nas regras do VA e do VR em 2026?
O Decreto nº 12.712/2025 atualizou regras da operação dos benefícios, incluindo parâmetros para taxas, liquidação financeira e interoperabilidade. Essas mudanças não definem o valor que a empresa deve conceder por colaborador, mas podem exigir atenção às condições contratuais e aos prazos de adequação aplicáveis.
Como escolher uma fornecedora de vale-alimentação e vale-refeição?
Compare as condições comerciais, os recursos de gestão, o atendimento e as modalidades de utilização disponíveis. Também vale considerar o tempo que sua equipe dedica à administração dos benefícios, porque a facilidade de operação pode fazer diferença no custo total da gestão.
Conte com a Eva para conhecer alternativas de gestão de benefícios. Se você quer organizar melhor a rotina do RH, entre em contato com nossa equipe e veja quais soluções fazem sentido para a sua empresa.
